Подготовка к переговорному процессу

Этап подготовки к переговорному процессу является одним из ключевых этапов. От того, как менеджер готов к переговорам во многом зависит его поведение на встрече, а также те договоренности, которые он сможет достичь. Недостаточная подготовка может привести к затягиванию переговоров, создать впечатление о некомпетентности менеджера, а также привести к тому, что инициатива переговоров может перейти к более сильной стороне.

Подготовка включает в себя две составляющие:

1. содержательная:

• сбор информации о потенциальных партнерах;
• подготовка команды, необходимых документов, плана переговоров;

2. процедурная:

• Определение времени, места проведения переговоров.

Сбор информации о потенциальных партнерах включает в себя информацию о экономическом и финансовом положении компании, надежности, традициях, рыночном сегменте и тп. Полезно также знать об особенностях личности партнера по переговорам, его увлечениях, убеждениях, общественных позициях, предпочитаемых и запрещенных темах для обсуждения. Чем больше менеджер знает о партнере, тем легче выбрать нужную тактику переговоров.

Собирая информацию важно учесть:

1. необходимо выходить на ключевых людей (люди, принимающие решение; люди, влияющие на принятие решения);
2. необходимо знать все о возможных конкурентах.

При подготовке команды важно учесть, что все участники должны быть ориентированы на коллективную работу, т.е стремились к достижению общих целей. В состав участников переговоров полезно включать женщин, так как они благоприятно воздействуют на партнеров и усиливают командное начало делегации. Рекомендуется заранее договориться с командой о различных «условных сигналах» в ходе переговоров.

Например: «Предложение подать напитки – сигнал о необходимости дополнительного времени для оценки предложения партнера».

Не следует сильно «раздувать» состав команды.

При ведении переговоров вдвоем можно применять несколько приемов:

• «хороший – плохой»

Один менеджер жестко стоит на своих позициях, принципиально не дает скидок и уступок. Другой готов идти на уступки, намеренно начинает убеждать в этом первого. Пример: «Сергей: Мы сможем с Вами работать только по предоплате, это наше обязательное условие. Михаил: Сергей, ну давай пойдем на встречу нашим коллегам, предоставим им отсрочку платежа на 3 дня. Сам подумай, у них большие объемы, нам выгодно работать с таким клиентом».

• «один говорит – другой наблюдает»

Один менеджер ведет переговоры, а второй в это время наблюдает за реакциями партнера, попутно вставляя свои комментарии, если в них есть необходимость.

Перечень документов, необходимых в процессе переговоров:

1. Рабочие материалы для переговоров с клиентом:

• Проект соглашения, которое планируется заключить;
• Текст выступления менеджера;
• Схемы, графики, фотографии и тд.;
• Справочные материалы;
• Презентация в PowerPoint.

2. Документы о продукции:

• Техническое описание;
• Рекомендации по эксплуатации;
• Сертификаты качества;
• Прайс и тд.

3. Документы информативно – рекламного характера для клиента:

• Рекламные буклеты, сувениры;
• Информационная памятка для клиента.

Рекомендации по составлению плана переговоров:

1. план полезно составлять в письменном виде;
2. начните с определения ваших предложений партнеру;
3. заранее продумайте содержание и порядок изложения аргументов своей позиции;
4. оцените все возможные результаты встречи, выберите наиболее приемлемый вариант для себя.

Определение места и времени проведения переговоров. Договариваться о встрече принято не менее чем за 2-3 дня с российскими и 2-4 недели иностранными партнерами.

Преимущества переговоров на своей территории:

• контроль и влияние на ситуацию с помощью выбора места переговоров (помещение, освещение, рассадка);
• воздействие на партнеров за счет выбора для них места проживания, культурной программы, ресторана и тд.;
• на переговорах принято следовать тем правилам протокола и вежливости, которые традиционны для организаторов. Это облегчает процесс общения принимающей стороне.
• всегда можно посоветоваться с компетентными коллегами;
• у партнера меньше возможностей свернуть переговоры и уйти.

Недостатки переговоров на своей территории:

• исключается возможность отложить принятие решения по причине отсутствия информации;
• может возникнуть ощущение некого обязательства перед партнером, особенно если он приехал издалека или приложил больше усилий для того, чтобы встреча состоялась;
• организационные вопросы могут отвлекать о сути переговоров.

Существует мнение, что тот, кто назначает место – выигрывает переговоры.

Проводя переговоры на «чужой территории», у менеджера есть свои преимущества:

• вы сосредоточены исключительно на переговорах (на своей территории часто отвлекают несущественные вопросы);
• не занимаетесь организационной частью;
• в процессе переговоров имеете возможность обратиться к вышестоящему руководителю, если он присутствует;
• существует возможность перенести переговоры, сославшись на отсутствие информации (особенно важно, если вы сомневаетесь в принятии решения).

При ведении переговоров на территории оппонента важно сохранить инициативу в ходе встречи. В заключении можно сказать, что в качестве компромиссного варианта может быть выбрано место на нейтральной территории.

Этап подготовки к переговорам является наиболее трудоемким, поэтому в завершении темы предлагаю обратить внимание на основные шаги.

1. Соберите всю необходимую информацию о клиенте и его компании.
2. Недостающую информацию уточните в ходе встречи. Вопросы желательно составить заранее.
3. Определите четкие цели и задачи переговоров и желаемый результат.
4. Подготовьте все вспомогательные средства для привлекательности предложения и повышения убедительности ваших аргументов (таблицы, презентация, графики и тд.).
5. Разработайте альтернативные сценарии развития переговоров для случаев, когда партнер может вести себя: заинтересованно, с пониманием; нейтрально; настороженно с недоверием; отрицательно, с резким неприятием.

Вклад участника:

Гладченко Юлия