Подготовка презентации

В статье  расскрываются три этапа подготовки презентаци, подобно тому, как внимание переключается с идеи на форму.

1. Анализ
Докладчик ищет пути решения проблемы. Это означает, что необходимо извлечь основные идеи из всего объема информации и решить, как выразить эти идеи в форме выводов.
2. Организация
Докладчик пытается сделать эти выводы понятными, выразительными и убедительными для аудитории.
3. Общение
Наконец, докладчик подготавливает наилучшие средства и способы представления выводов.
Статья  концентрируется на технике подготовки и использования визуальных средств презентации — будь это прозрачки, слайды или компьютерная презентация. Все это относится к визуальным презентационным средствам.

Извлечение информации

Вывод — это результат анализа информации.

Подобно винограду (см. рис. выше) информация — лишь сырье. Анализ — это процесс повышения ценности информации путем извлечения из нее основной идеи. Общение — это донесение основной идеи до аудитории. Эффект, ощущаемый слушателями, зависит от качества вывода (вина), выделенного из всей информации, и средства для его использования (бокала).
Процесс получения выводов из всего массива информации — это базовая подготовка к выступлению. Если выводы не были сделаны, тогда и общение не принесет пользы.

Из необработанной информации можно многое извлечь

Люди часто путают предмет разговора (о чем вы хотите говорить) с выводом (то, что вы хотите донести до аудитории, во что она должна поверить или сделать). График, расположенный выше, содержит информацию, из которой можно получить несколько выводов:
• На этом рынке конкурируют 6 основных компаний;
• Два лидера занимают более половины рынка;
• Лидер рынка — компания "Titaro".
Каждый из этих выводов является интерпретацией фактов. Это не означает, что информацией манипулируют. Сам по себе каждый вывод верен, но один из них может быть более значимым и важным для целей презентации, чем другие.

Чтобы сделать выводы, требуется определенная позиция

Утверждение? Мнение? Рекомендация?

Вывод может отражать одну из трех позиций:
1. Утверждение выражает факты. Утверждая что-либо, докладчик занимает определенную позицию, при этом обращая внимание на наиболее важные, по его мнению, факты:
— Доля компании "Mansfield" в 4 раза меньше доли лидера рынка.
2. Мнение выражает точку зрения. Фактические сообщения сами по себе мало что значат. Мнение интерпретирует значимость имеющихся фактов:
— Компания "Mansfield" слишком мала, чтобы выжить на этом рынке.
3. Рекомендация предлагает совершить какое-либо действие. Она обычно подкрепляется утверждениями и мнениями:
— Компании "Mansfield" следует слиться с компанией "Hanson".

Выводы в презентации отражают степень причастности

Во время презентации используются все три типа сообщений. Как видно из примера ниже:
• Первый блок описывает роль автоматизации. Докладчик излагает фактические утверждения.
• Второй блок оценивает потенциал использования автоматизации в компании. Докладчик выражает свое отношение к проблеме и высказывает свое мнение.
• Последний блок содержит план действий. Здесь даются заключительные рекомендации.

Презентация содержит выводы на каждом уровне

Презентация содержит в себе иерархию выводов:

• Главный вывод
Он содержит ту основную идею, которая должна быть донесена до аудитории.
• Содержательные выводы
Они формируют структуру презентации. По каждому блоку отдельно подводится свой итог.
• Аргументы
Это индивидуальные выводы на каждом слайде. Каждый вывод подкрепляется данными или другой визуальной информацией. Каждый вывод логически привязывается к следующему для обеспечения непрерывного хода презентации.
Главный вывод должен быть кратким, не длиннее одного предложения.
Формулирование главного вывода может быть довольно длительным и трудоемким процессом.Однако если главный вывод сформулирован, это помогает как докладчику, так и аудитории:
• Вывод становится той точкой фокуса, которая направляет презентацию.
• Он расставляет приоритеты при выборе наиболее важной информации.
• Главный вывод в виде предложения может стать той фразой, которую легко сохранить в памяти и даже передать другим.

Каждый слайд должен содержать заголовок в форме вывода.

Рассмотрим два заголовка, представленных выше. Оба относятся к одной информации. Левый заголовок информирует о предмете анализа, в то время как правый — это вывод, который заключает весь процесс анализа.
Вопреки пословице, факты не говорят сами за себя. Выводы должны быть ясны аудитории.Этого можно добиться, помещая каждый вывод отдельно на экран:
• Это улучшает понимание, так как аудитория может прочесть вывод и немедленно понять его важность.
• Это повышает интерес, так как предлагает аудитории реагировать на какую-то мысль.
• Это экономит время, так как фокусирует внимание аудитории на самом главном. Аудитория меньше отвлекается на несущественные детали.
Вывод должен выражать законченную и полноценную идею.
"Слабые" выводы:
• "Существуют некоторые причины кризиса"
• "Следующие факторы привели к повышению инфляции"
Из двух вышеизложенных примеров аудитория сможет запомнить только, что существуют "некоторые причины" или "следующие факторы", но ничего по существу дела. Для первого примера "сильный " вывод должен быть таким: "Этот кризис был вызван факторами вне нашего контроля".
Как заявил один из бывших членов кабинета министров США: "Если мы не выиграем — мы проиграем..."

Выбирайте подходящий лингвистический стиль для каждого вывода.

• Журналистский:"Долгая дорога в Японию"
• Телеграфный:"Взгляд в будущее производителей иностранных автомобилей в Японии"
• Законченный:"Производители иностранных автомобилей в Японии начинают применять долгосрочное планирование"
Выводы могут быть выражены с помощью различных стилей. Примеры, показанные выше, относятся к тому, как производители иностранных автомобилей начинают использовать долгосрочное планирование для позиционирования своего бизнеса в Японии.
Журналистский стиль очень броский. Кроме того, для некоторых игра слов может оказаться слишком тонкой. Выводы в таком стиле довольно трудно привязать один к другому. Этот стиль может подойти для заголовка презентации.
Телеграфный стиль — это короткая фраза без глаголов. Подобное предложение легко прочесть, но оно может оказаться неоднозначным по смыслу. Этот стиль подойдет для подведения итогов по каждому этапу презентации.
Законченное предложение длиннее, но оно ясно по смыслу и его легко прочесть. Кроме того, каждый вывод легко привязать к предыдущему. Мы рекомендуем этот стиль для заголовков на слайде.

Выводы формируют суть презентации.

Выводы необходимы на всех трех фазах подготовки презентации.
• Анализ
Цель анализа — выделение самого существенного из всей информации. Выводы выражают самое главное. В процессе формирования выводов докладчик повышает ценность информации, а также окончательно проясняет, что же он хочет сказать.
• Организация
Выводы позволяют из всего многообразия данных создать иерархию и поток идей.
• Общение
Наконец, четко изложенные выводы повышают интерес аудитории, поддерживают ее внимание и приглашают к ответной реакции.

Технологии подготовки успешных презентаций

Группировка информации

Среднестатистический человек не в состоянии работать с информацией, когда она не упорядочена или ее слишком много.

Прочитав список на предыдущем рисунке, мы можем лишь интуитивно понять, что все эти термины относятся к автомобильной тематике, следовательно, мы можем попытаться сгруппировать их. Только после этого термины получают некий смысл.

• Группировка делает информацию более значимой путем совершенствования ее внутренней структуры.
  
• Группировка данных является мощным аналитическим инструментом. В процессе группировки информация последовательно превращается из разрозненных данных в систему с упорядоченной внутренней структурой.
• Группировка также является мощным средством общения. Информация, подвергнувшаяся группировке, становится более осмысленной и запоминающейся.
• Группировка — это творческий, но логически последовательный процесс.

Правила группировки

Группировка сродни процессу индуктивного мышления, которое подчиняется следующим логическим правилам:
1. Все элементы группы должны относиться к одному типу. Например, мы не можем добавить новый термин "штраф за превышение скорости" в любую из уже существующих групп.
2. Все элементы одной группы должны относиться к одному и тому же иерархическому уровню. Например, хотя термин "технические характеристики" является одним из пунктов группы, на самом деле он объединяет три соседствующих с ним термина и является названием всей этой группы.
3. Наименование группы должно описывать все включенные в нее элементы. Например, если создаются два дополнительных элемента — "специальная скидка" и "3-х летняя гарантия", то мы должны создать новую группу "преимущества", которая включит в себя группу "комфорт".
Большая группа может включать в себя подгруппы

Слишком длинный список элементов, принадлежащих одной групппе, может быть подвергнут дальнейшей подклассификации, чтобы сделать информацию более понятной.

Идеи также могут группироваться

Подводите итог для каждой группы с помощью вывода

Идеи также могут быть сгруппированы. После того, как вы объедините похожие идеи в группы, подведите для каждой группы итог, сделав вывод.
В вышеприведенном примере преимущества бега разделены на три группы: "физические", "психологические" и "практические".

Изучение ситуации

Изучение ситуации похоже на то, как если бы мы пытались поместить мяч в коробку. Такая процедура включает оценивание двух взаимозависимых факторов:

Цель - Презентация не бывает самодостаточной. Постарайтесь понять, что аудитория должна знать, принять или сделать после окончания презентации.

Аудитория — это потребитель. Проведение презентации подобно продаже идей этому потребителю. Каков его взгляд на предмет обсуждения? Каковы его предпочтения? Как завоевать его благосклонность?

Уточните цель — чего вы хотите достичь?

Как это ни удивительно, но многие докладчики не думают о том, чего они хотят достичь, а всего лишь излагают содержание презентации (например, потеря рыночной позиции). В результате, презентации не хватает целенаправленности.
Докладчик должен знать, что именно он может делать:
• Информирование — это основная причина любого общения. Презентация, в которой содержится много информации, полезна и наглядна.
• Убеждение — необходимо, чтобы аудитория разделила вашу точку зрения. Факты сами по себе не очень убедительны. Аудитория не всегда понимает, что вы хотите сказать, ее выводы не обязательно совпадают с вашими. Докладчик должен уметь выражать свое мнение.
• Побуждение к действию — является главной целью общения. Оно часто требует прохождения первых двух этапов, но всегда заканчивается рекомендациями.

В сравнении с документом, презентация более эффективна при побуждении аудитории к действию

Предпочитайте презентацию любым письменным формам представления информации, если вы хотите, чтобы информация воспринималась быстро и аудитория начала действовать. Аудитория заведомо более активна, чем читатель.
Ситуация
Вниманием аудитории легко завладеть, а читают обычно в свободное время, т. е. когда человек хочет, где он хочет и если он хочет.
Направленное воздействие
Докладчик излагает свои выводы непосредственно аудитории. Кроме того, его взаимодействие осуществляется посредством интонаций, жестов и личной энергетики.
Обратная отдача
От аудитории идет постоянная обратная реакция, которая отражается в ее поведении. Докладчик способен улавливать и преодолевать непонимание и протесты. Он даже может попросить аудиторию об ответной реакции. Читатель же не чувствует себя обязанным отвечать.

Однако и с аудиторией возникают трудности

В отличие от читателя, у аудитории существуют свои трудности:
1. Скорость усваивания
Читатель сам регулирует скорость своей работы. Например, он может потратить три минуты или час на какой-нибудь график. Аудитория ограничена ритмом, который задал докладчик.
2. Количество информации
Читателю не важно, какой длины документ, поскольку он всегда может остановиться или продолжить работу, когда ему хочется. С другой стороны, аудитория может воспринять лишь ограниченное количество информации единовременно.
3. Выбор информации
Читатель, просматривая документ, выбирает только то, что ему интересно. Аудитория лишена такой возможности.
Чтобы быть эффективной, презентация должна устранять трудности, возникающие перед аудиторией

Для этого презентация должна отвечать, по крайней мере, трем условиям:
1. Фокусирование на самом главном
Думайте о презентации как о подготовке к дебатам. Говорите только то, что должно быть сказано. Если у вас достаточно времени, приберегите самое важное на потом (как некий резерв), в ином случае, используйте эту информацию во время дискуссии для выработки деталей.
2. Четкая структура
Аудитория должна прослеживать связь между различными частями презентации. Ведь в отличие от читателя, она не может вернуться к прочитанному ранее.
3. Ясная визуализация
Визуализация делает выводы еще убедительнее, так как способствует более легкому пониманию и запоминанию информации. Изображение служит иллюстрацией к основной информации, в то время как устные комментарии дополняют ее.

Знание аудитории позволяет выбрать верный подход

Кто они?

Чем больше аудитория, тем труднее удовлетворить всех. Сконцентрируйтесь на тех, кто принимает решения или способен влиять на других. При этом помните, что не всегда самый старший по рангу человек является вашей целевой аудиторией.

Что они хотят от вас?

Это зависит от их позиции, квалификации и уровня знаний или заинтересованности. Ожидания аудитории определяют язык, на котором вы должны говорить, а также степень детализации подаваемой информации.

Каково их отношение к Вам и к теме презентации?

Поставьте себя на их место. Каково их отношение к предмету обсуждения? Есть ли у них какие-то свои цели? Как ваши умозаключения повлияют на их личные интересы? Достойны ли вы доверия в их глазах? Позиция, занимаемая аудиторией, влияет на структуру и атмосферу презентации.

Каждый тип аудитории требует дифференцированного подхода

Бывает три основных типа аудитории:
1. Дружелюбная к вам аудитория на вашей стороне. Она варьируется от людей, которые просто разделяют вашу точку зрения, до ваших поклонников. Если они заранее согласны, зачем им что-то доказывать?
2. Нейтральная аудитория не имеет своей позиции. Эти люди ни за, ни против вас. Этот тип подразделяется на людей, которые незаинтересованы, не приняли решение или неинформированы.
3. Враждебная аудитория противостоит вам. Этот тип варьируется от людей, которые просто не согласны, до тех, кто настроен враждебно.
Докладчик должен отдавать себе отчет, чего он может достичь с той или иной аудиторией. Маловероятно, чтобы ему удалось превратить враждебную аудиторию в дружелюбную. Знание своей аудитории позволяет докладчику выбрать для себя оптимальную стратегию поведения.

Дружелюбная аудитория

Перед дружелюбной аудиторией концентрируйтесь на получение результатов.
Аудитория может согласиться с вами, но она не всегда знает, что надо делать. В этом случае первоочередная задача - подкрепить ее энтузиазм. Перейдите от "Да, я согласен" к "Давайте сделаем это!". То есть в данной ситуации вы должны:
• Быть прямолинейным
Не перегните палку, пытаясь доказать то, в чем аудитория уже убеждена. Будьте прямолинейны и с самого начала дайте людям понять, каковы ваши основные выводы.
• Ставить цели
Подтолкните аудиторию к действию, согласовав с ней все свои цели. Объясните людям, что они выиграют или проиграют при любом исходе.
• Подталкивать к действию
Скажите ясно, что надо или осталось сделать, и какова роль аудитории в этом. Предложите действовать быстро.

Нейтральная аудитория

Нейтральная аудитория пассивна.Повлияйте на нейтральную аудиторию
Неинформированная аудитория должна захотеть получить информацию. Заставьте ее задавать вопросы. Докажите, что вы достойны доверия, излагайте ваши мысли четко и ясно. Не перегрузите аудиторию излишней информацией — попытайтесь заставить ее заинтересоваться и спрашивать.
Незаинтересованная аудитория чувствует себя изолированной. Заручитесь ее поддержкой, ясно показав выгоду (или оценив риск). Используйте примеры из жизни и избегайте абстрактных доводов. Вовлеките людей в процесс, предложив им то, что они готовы принять или сделать.
Не принявшая решение аудитория обычно хорошо информирована. Дополнительные аргументы вряд ли повлияют на нее. Вместо этого сфокусируйтесь на избранной вами позиции и поменяйте восприятие аудитории, а также ее отношение к предмету обсуждения. Пользуйтесь реальными примерами. Чтобы помочь людям принять решение, предложите им то, что легче принять ("Что вы можете потерять?").

Враждебная аудитория

Попытайтесь договориться с враждебной аудиторией.Самое главное — добиться прогресса.
Найдите общие темы.
Начните с того, в чем ваши взгляды совпадают. Поделите презентацию на независимые части так, чтобы ваше предложение не было отвергнуто из-за несогласия по какому-либо одному пункту. Не переоценивайте своих возможностей: ваша цель — заставить аудиторию перейти от "Я не согласен…" к "Возможно…".
Встаньте на их точку зрения
Покажите, что вы понимаете их позицию. Опишите их аргументы своими словами. Это уменьшит убедительность подобных фактов, когда они будут приведены позже противоположной стороной. Четко поясните, с чем вы не согласны.
Оперируйте фактами и доказательствами
Поясните, откуда взята та или иная информация. Апеллируйте к экспертам и признанным авторитетам. Помните, что враждебная аудитория не хочет знать того, во что вы верите и почему вы в этом убеждены.

Структурирование содержания

Не пытайтесь общаться так, как если бы вы анализировали что-то

Процесс
Анализ направлен на разрешение проблемы, в то время как общение дает ответ, как эту проблему разрешить.
Информация
Анализ может быть сложным, однако общение должно быть максимально упрощенным. Если вы занимаете определенную позицию, вы не обязаны пояснять все результаты вашего анализа, но должны подчеркнуть его отношение к проблеме.
Область воздействия
Общение подобно достижению результатов в организации. Оно вовлекает определенный круг людей, при этом следует принимать во внимание их взгляды и мнения.

Презентация состоит из иерархии выводов

Презентация похожа на айсберг, а сообщения, лежащие в ее основе, представляют собой целую иерархию:
• подобно вершине айсберга, презентация должна фокусироваться главном выводе. Полный детальный анализ остается "под водой".
• все содержимое презентации разбито на три основных части.
• каждая часть, в свою очередь, подкрепляется аргументами или описаниями.

Структура презентации должна быть простой — ограничьте ее тремя частями.

Простая структура очень эффективна. Пусть все содержание презентации уложится в три части:
1. Легко запомнить
типичная аудитория с трудом запоминает более трех пунктов повествования.
2. Легко понять связь
связь между тремя частями презентации очень легко уловить. Четвертый элемент усложнил бы повествование.
3. Дополнительные аргументы менее убедительны
даже если трех аргументов недостаточно для того, чтобы убедить аудиторию или объяснить ей что-то, дополнительные аргументы не дадут ожидаемого эффекта. Более того, докладчик тем самым даст шанс противнику для критики.

Структура может быть параллельной или последовательной

Параллельные аргументы
Параллельная структура состоит из трех аргум

ентов одного типа (например, причины), которые дополняют друг друга. Они похожи на опоры треноги и представляют собой индуктивный логический процесс.
Последовательные аргументы
Последовательная структура логически связана. Каждый аргумент основывается на предыдущем и продолжается последующим. Это похоже на лестничные ступеньки и представляет собой дедуктивный логический процесс.

Параллельные аргументы ясны и прямолинейны

Параллельная аргументация подходит, если предмет презентации достаточно прост, и при этом аудитория нейтральна или дружелюбна. Главный выв

од должен поддерживаться целым набором причин, эффектов, преимуществ, особенностей и т. д.
Порядок следования аргуметов можно менять. Например, рекомендуется самые сильные аргументы помещать в самом начале или конце презентации.
Большим преимуществом параллельной аргументации является то, что главный вывод может и не пострадать, даже если уничтожен один из поддерживающих его аргументов. Параллельная аргументация популярна при продаже и рекламе товара: например, белее, светлее и чище.

Последовательные аргументы проводят аудиторию по цепи логических или аналитических шагов

Последовательная аргументация приемлема, если предмет изложения достаточно сложен, или аудитория настроена

враждебно. Мы начинаем с общепринятых или общеизвестных вещей и постепенно приходим к нужному выводу.
Последовательная аргументация — очень мощный инструмент. Поскольку все аргументы представляют собой логическую цепочку, аудитория не может легко отступить и отвергнуть новую идею, которая основывается на принятом раньше аргументе.
С другой стороны, если аудитории удастся опровергнуть один из аргументов, то и главный вывод автоматически становится неверным. В приведенном выше примере, если кто-нибудь докажет, что спрос не удвоится, а возрастет лишь на 30%, то связь между аргументами исчезнет.

Последовательная аргументаци приемлема в тех случаях, когда у аудитории есть свои идеи, противоположные или отличающиеся от ваших.
Пользуясь приведенным выше примером, предположим, что была назначена группа специалистов для выяснения возможности слияния с компанией Х. Эта группа сделала вывод, что лучше было бы приобрести компанию Y.
Здесь возникает две проблемы: слияние или приобретение и компания Х или компания Y. При последовательной аргументации лишь одна проблема рассматривается единовременно.

Вклад участников

Петрина Оксана

Примечание

Технологии для подготовки успешных презентаций. (Лекции проф. Керри Чауна)