Система йокотен

Система йокотен (Yokoten) – переводится как обмен опытом, распространение информации по всему предприятию. Наиболее простой и удобный способ организовать обмен информацией в вашей организации - посадить сотрудников в одну просторную комнату (без перегородок и ширм). Где каждый видит каждого. Единое рабочее пространство способствует быстрому обмену информацией, не дает развиваться бюрократии и позволяет моментально решать текущие вопросов.
Для большей эффективности необходимо визуализировать визуализацию информации так, чтобы каждый мог ее видеть и реагировать. Например, инструментом визуализации может служить «Карта непрерывных улучшений», по-другому ее называют «Доска PDCA». Знаки вместо слов – вот ключевая идея передачи информации с помощью визуализации. Мы каждый день пользуемся этой идеей порой сами того не подозревая. Например, миллионы автомобилистов ежедневно проезжает десятки, а порой и сотни знаков, которые управляют их движением. Раз эта система работает по всему миру, значит она эффективна. Распространяя информацию при помощи визуализации и знаков, любое предприятие повысит эффективность взаимодействия между коллегами и подразделениями.

• 

Вот еще несколько правил, которые позволят использовать систему Йокотен на полную мощность:
1. Разрешите подчиненным говорить нет руководству. В Toyota считают, что спорить с начальником - вполне допустимо. Говорить ему о проблемах – жизненно важно.
2. Лично говорите с каждым. Всем известно, что офисы полны сплетен, а проекты неточностями.Для того чтобы принимать правильные решения нужно лично увидеть проблему и поговорить с участниками процесса. Игнорировать мнение сотрудников - серьезная ошибка. Например, Toyota отличается от своих европейских и американских конкурентов тем, что прислушивается к дилерам.

• 

3. Выявляйте скрытые знания. Каждый успешный сотрудник обладает уникальным опытом. Поставь на его место новенького и качество работы резко ухудшится. Все пттому, что у опытного работника есть свои маленькие секреты и тонкости. Сделайте так, чтобы все скрытые знания, которое спрятаны в головах сотрудников, были визуализированы. Далее остается вам остается сделать информацию доступной для всех остальных и лучший опыт сможет применяться повсеместно.
4.Создавайте систему обмена опытом. Найдите ответственного человека, который будет собирать и распространять лучший опыт, методики и инструменты вашей компании. Организуйте работу так, чтобы каждый сотрудник собирал информацию по определенному направлению, но при этом принимал участие в обсуждении и распространении идей своих коллег. Это позволит всем быстро обмениваться своими идеями.
Принцип Йокотен целесообразно использовать в работе группы, мозговых штурмов или подразделений, объединенных какой-либо целью. Например, он успешно используется в отделах продаж компании ТБМ. Чаще всего сотрудники отдела работает в одной большой комнате.

Вклад участников: Сергей Осипов