Отчет А3

Мне нравится

18

Отчет А3 (отчет формата А3) представляет собой инструмент наглядного отображения информации. Отчет был впервые использован в компании Тойота как инструмент решения проблем. Задача ставилась – уместить всю необходимую информацию об анализе и решении проблемы на одной стороне листа формата А3 (11х17 дюймов). Такой размер листа был выбран, потому что это самый большой лист бумаги, который можно было отправить по факсу. Формат отчета оказался удачным, его лаконичность и в тоже время информационная насыщенность и наглядность полностью удовлетворяла требования руководителей. В Компании убеждены, что в меньшем можно выразить большее. Отчет получил распространение и стал использоваться в различных целях:

для представления, анализа и решения проблемы;
описания бизнес-процесса;
представления бюджета, плана;
презентации проекта, работы кайдзен-групп, кружков качества и т.д.

Отчет А3 воплощает собой процесс принятия решений в Тойота, который опирается на цикл PDCA. То есть в отчете важен не сам формат, а последовательность, логика составления и чтения. Соотношение разделов отчета и этапов цикла приведено на схеме 1.

Схема 1. Цикл PDCA в Отчете формата А3

Отчет создается вместе с самой работой, которую он описывает. И потому работа над отчетом длительная и кропотливая. Обычно отчет претерпевает множество изменений, цель которых – оставить в отчете только самую важную и наглядную информацию. Весь отчет ориентирован на лиц принимающих решение – руководителей компании, владельцев бизнеса, членов специального комитета.

Отчета АЗ принципиально отличается от других обычных бумажных отчетов и служебных записок. Отчет АЗ подразумевает обсуждения, размышления, показывает что было сделано и как. Служебная записка или отчет в классическом понимании создается обычно с одной целью – получить статус «Согласовано» и подпись руководителя, а потом отправиться в папку и архив. К тому же ограничение по размеру отчета А3 позволяет быть уверенным в том, что автор оставил только самую важную информацию.