Формирование графика отгрузок

График отгрузок - один из важнейших инструментов в перемещении товара от грузоотправителя к грузополучателю. Он помогает синхронизировать работу склада и сбытовых подразделений.

У грузоотправителя и грузополучателя общая цель – к определенному времени и с наименьшими затратами переместить груз из места отправления в место назначения.

Условия сделки по грузоперевозкам

Стандартно в условия сделки транспортировки входят:

• оговоренные сроки погрузки и доставки груза
• определённое время перевозки
• отсутствие потерь и повреждения груза
• точное и своевременное оформление платёжных документов
• обмен информацией.

График отгрузок – этот тот инструмент, который помогает обеспечить качественное выполнение первых двух пунктов сделки.

Исходные данные для формирования графика

Необходимой исходной информацией для формирования рабочего графика отгрузок являются следующие данные:

1. Территориальное расположение грузоотправителя/грузополучателя.
2. Прогнозы (планы) продаж, бюджет закупок, продажи предыдущих периодов грузополучателя.
3. Пропускная способность склада грузоотправителя/грузополучателя.
4. Наличие транспортных средств у грузоотправителя (личный, наёмный транспорт).
5. Прочие условия (такие как, например, весенние закрытие дорог, сильные морозы и т.д, то есть условия непредвиденной силы).

Формируем график

Шаг 1: выясняем объемы и сроки

Работа по формированию графика отгрузок начинается с получения информации от грузополучателя об объёмах груза, которые необходимо отгрузить со склада грузоотправителя в неделю, месяц, квартал, год.

Эти данные грузополучатель собирает путём анализа прогнозов (планов) продаж, бюджета закупок на текущий год и анализа продаж предыдущих периодов (см. таблицу №1, строка 2;4).

Шаг 2: выясняем пропускную способность склада грузоотправителя

Транспортный отдел связывается со складом для получения информации о пропускной способности склада по сборке грузов. То есть, какой объём грузов склад может собирать при нормативной нагрузке на человека.

Норматив ежемесячной нагрузки на сотрудников складов текущего года определяется для каждого склада индивидуально и основывается на среднемесячном значении грузооборота на одного сотрудника склада за сезонный период (июль – октябрь) в рамках складов аналогичного класса по итогам предшествующего года (см. таблицу №1, строка 6).

Шаг 3: рассчитываем необходимый объем транспорта

Имея данные по объёмам груза необходимого грузополучателю и пропускной способности склада, транспортный отдел грузоотправителя рассчитывает объём транспорта необходимый для удовлетворения потребности грузополучателя в получении им необходимого груза ежемесячно (см. таблицу №1, строка 7).

Таблица №1 «Шаблон для расчёта количества поставок по месяцам»

Шаг 4: составляем график и согласовываем его с грузополучателем

На основании полученных данных транспортный отдел составляет график отгрузок на ближайший месяц для грузополучателя, далее согласовывая его с ним.

Грузополучатель в данной ситуации анализирует территориальное расположение грузоотправителя, а также пропускную способность своего склада, и согласовывает, либо нет предложенный график отгрузок.

Пример

Например, при расчете необходимого помесячного количества поставок, на сентябрь запланировано 20 контейнеров (см. таблицу №2).

Далее отгрузка этих 20-ти контейнеров расписана по дням из расчета пять контейнеров в неделю - это и есть график отгрузок (см. таблица №3).

Таблица №2 «Расчёт по количеству поставок по ООО «Х» на 2013 год.»

Таблица №3 «График отгрузок с ЗАО «У» на ООО «Х» на сентябрь 2013 года»

Примечание

Также при формировании графика отгрузок необходимо учитывать и обстоятельства непреодолимой силы, такие как погодные условия, в определённые месяцы года, а также сезонное закрытие дорог, поскольку в соответствии с этим есть ограничения в объёмах перевозимого груза в транспортных средствах.

Вывод

Таким образом:

• Отправка груза грузополучателям происходит согласно утвержденного графика отгрузок.
• График отгрузок составляется на месяц и может быть скорректирован в соответствии с учетом факта отгрузки предыдущего месяца.
• График отгрузок формируется, как правило, транспортным отделом грузоотправителя, и согласуется с группой распределения запасов, складом и грузополучателем.
• Формирование графика отгрузок происходит с учетом потребности и равномерного потока отгрузки и приемки товара на складах грузополучателя.
• Согласно утвержденного графика отгрузок, веса и объема сформированной поставки транспортный отдел компании заказывает необходимый транспорт.

Вклад участника

Юрпалова Олеся