8 лучших практик управления бизнес-процессами (BPM)

Лучшие практики в управлении бизнес-процессами (BPM) – это способ понимания, настройки и улучшения бизнес-процессов. Это способ выделить компанию, улучшить то, что уже хорошо работает и имеет решающее значение для финансового выживания организации. Однако, недостаточно просто понимать этот передовой опыт. Для достижения успеха необходимо знать, как на практике реализовать его в бизнесе.

Может случиться так, что внедрение процессного подхода в управлении предприятием будет быстрым, но болезненным, с множеством препятствий и неодобрением со стороны команды. Это неверный подход, который влечёт множество потерь. Ниже мы рассмотрим 8 лучших практик управления бизнес-процессами, которые гарантируют вашей компании достижение требуемых результатов.

Измеряйте тщательно

Анализируйте и измеряйте, что представляет собой работа, а не то, чем вы хотите, чтобы она была. Изменения могут начаться только при полном понимании процессов. Расставьте приоритеты для важных процессов, а остальные оставьте на потом. Никто не оценит, если первое изменение в процессном подходе относится к процессу с низким приоритетом, который не влияет на работу. Измерьте то, что можно измерить, и найдите способ измерить то, что нельзя. Оценить финансовые результаты или стоимость продукта очень просто. Однако мы должны попытаться измерить все в бизнесе, начиная с количественных показателей и заканчивая производительностью сотрудников.

Найдите баланс между эффективностью и результативностью (efficiency&efficacy)

У компании может быть процесс, который очень эффективен, но результат процесса (конечный продукт) просто ужасен. С другой стороны, у организации может быть высококачественный продукт, но он стоит слишком дорого и требует слишком много времени для его производства. Любой из этих сценариев стоит компании денег и ресурсов и сдерживает рост.

Известный экономист и теоретик менеджмента Питер Друкер объяснял это так: "Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things." (Эффективность делает вещи правильно, результативность делает правильные вещи)

Понимайте и устраняйте проблемы ваших сотрудников

Трансформация людей в вашей команде не является частью процесса. Это и есть процесс! При внедрении лучших практик управления бизнес-процессами мы не просто используем новые технологии или новые методы. Мы включаем людей, собираем энтузиастов, находим сторонников и соратников. Персонал должен чувствовать свой вклад, быть частью процесса. Важно, чтобы каждый в команде видели, как изменения повлияют на его успех в работе и на удовлетворенность клиентов. В таком случае сотрудники будут принимать, а не отторгать такие изменения. Этого можно добиться только путем четкой и надежной связи между всеми уровнями иерархии в компании.

Разговаривайте с клиентами

Это может показаться очевидным, но вы будете удивлены, увидев, сколько компаний внедряют изменения, не прислушиваясь к клиентам. Ваш клиент лучше всех видит ваш бизнес, поскольку точно знает, чего хочет и с какими проблемами сталкивается. Опросы, сбор отзывов и максимальное включение всех каналов получения обратной связи от клиентов могут дать вам ответы, о которых вы никогда не задумывались.

Нет ничего плохого в том, чтобы двигаться медленно

Лучше потратить шесть месяцев и внедрить изменения, которые улучшать процесс, чем изменить все за месяц и увидеть, как в следующем месяце все останется как было. Так же может быть верным подходом после формулирования процесса, проведения измерений и внедрения изменений сделать паузу перед оптимизацией и автоматизацией. Дайте время команде привыкнуть к новому процессу и научитесь видеть и ценить новые пути развития.

Будьте готовы потерпеть неудачу

Новый процесс никогда не будет работать в точности как предполагалось. Возможно, он будет работать даже лучше, но чаще случается обратное. Практически невозможно предсказать, что произойдет на этапе выполнения процесса, но отклонения от намеченного плана в большинстве случаев негативные. Если вы готовы к этому, сюрпризов не будет, и вы сможете действовать соответствующим образом, принимая необходимые меры предосторожности.

Выберите инструмент BPM, который лучше всего соответствует вашим потребностям

Указываются ли KPI для этого процесса? Следует ли мне использовать бенчмаркинг, чтобы понять свою производительность? Является ли для моей компании подход, ориентированный на человека, лучше, чем системный? На рынке доступно множество инструментов BPM и способов их реализации, поэтому очень важно выбрать те, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям.

Используйте то, что у вас есть

ИТ-команда может преобразовать модельные процессы в практические приложения. Конечные пользователи процесса могут дать полезные предложения по изменениям. Сотрудники могут показать вам ежедневные потребности и последствия процесса. Используйте людей правильно, и вы увидите, что помимо удовлетворения сотрудников вы получите практические результаты.