Деловое письмо

Деловое письмо является основным способом общения предприятия, организации, компании с другими участниками рынка. С помощью письма осуществляются переговоры, определяются отношения между предприятиями, выдвигаются претензии т.д. Правильно оформленное деловое письмо – показатель компетентности и серьёзности Вашей организации.

Фирменный бланк организации

Официальное письмо должно оформляться на фирменном бланке организации. Основным нормативным документом, регламентирующим в России оформление официальных бланков, является ГОСТ 6.330-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

Бланк может быть с угловым

или продольным вариантом расположения реквизитов.

Обязательные реквизиты на бланке

Официальное письмо имеет структурированную основу и содержит следующие обязательные реквизиты, располагающиеся в определённом порядке:

1. Полное и сокращенное название предприятия (организации, компании);
2. Почтовый и телеграфный адрес;
3. Номер телефона (факса, телетайпа);
4. Номер входящего письма (телеграммы или другого документа), явившегося поводом для переписки.

Соответствующее оформление бланка официального письма положительным образом влияет на восприятие его содержания. Ввиду особенностей человеческого сознания легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, оформление верхней части документа необходимо делать более насыщенной, в то время как нижнюю часть - более «устойчивой». Кроме того, по мнению экспертов, деловое письмо должно занимать не более страницы и нести информацию, побуждающую к определённым поступкам. Таким образом, необходимо четко представлять цель делового письма. При написании делового письма необходимо использовать официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Золотые правила переписки

А золотые правила ведения переписки очевидны - это вежливость и уважительное отношение к оппоненту, тактичность, дипломатичность даже в конфликтных ситуациях!

Вклад участника:

Жеринова Елена