Готовимся к переезду склада

Рано или поздно любая компания приходит к такому моменту, когда уже необходимо менять помещение склада. Обычно это достаточно радостное событие, так как в основном эта смена происходит в сторону более нового, приспособленного, удобного и просторного помещения, в котором планируется хранить товар. Это может быть как вновь построенный склад, так и арендованный. И вот уже проведена необходимая подготовка, спланирована расстановка стеллажного оборудования, определены рабочие зоны, подобрано и закуплено недостающее оборудование. В общем, жизнь налаживается и всё теперь будет замечательно! Дело за малым – переехать. Переместить весь товар, стеллажное оборудование, погрузо-разгрузочную технику и сотрудников. И все это нужно провести оперативно, не прерывая на долгое время отгрузку клиентам, так как время, это деньги для компании. И клиент не должен страдать от того переезжает склад или нет. Немаловажно так же осуществить переезд не повредив, и не потеряв товар, по пути на новый склад.

Как говорят, каждый переезд равносилен пожару, и в этом есть доля правды. Это действительно стресс для сотрудников, перевезти такое громоздкое, сложное и большое хозяйство, именуемое емким и коротким словом – склад. Во избежание проблем при переезде, и чтобы сделать процесс предсказуемым и управляемым, лучше заблаговременно составить четкую программу и алгоритм действий для сотрудников, задействованных в осуществлении переезда склада. Важнейшим пунктом такой программы должна стать схема размещения товара – как, где и что будет храниться. Само собой, при этом необходимо учесть, какое стеллажное оборудование будет перемещено и установлено на новом месте, а что нужно дополнительно закупить. В идеале, конечно лучше переехать в новый склад с большей площадью и высотой складирования, оснастив его полностью новым стеллажным оборудованием. Это значительно упрощает задачу, отпадает проблема параллельного перевозке товара, демонтажа и монтажа стеллажей. Но как показывает реальная жизнь, мало кто решается просто выбросить старые стеллажи. Поэтому важно не упустить момент и расписать порядок и последовательность их демонтажа, перевозки и монтажа на новом месте. Учитывая все эти нюансы, начинаем размышлять на кого какие функции и обязанности возложить, где и чья будет зона ответственности. На первый взгляд переезд похож на хаос, различные потоки переплетаются, как в муравейнике, но на самом деле (как и у муравьев) всё должно выполняться в определенном русле в соответствии с планом. Одни сотрудники отгружают товар, другие складское оборудование, одни упаковывают товар для транспортировки, другие принимают его на новом складе, все работы контролируются ответственными сотрудниками, во избежание сбоев в процессе переезда, и принятия оперативных управленческих решений. Определить дату переезда, также немаловажно, решение по этому вопросу принимается руководством подразделений компании, с учетом планов отгрузок товара и других факторов. Для переезда желательно выбирать наиболее спокойный, незагруженный период, когда переезд не совпадал бы с большой массой текущих задач и работ. Хорошо бы к моменту переезда максимально разгрузить склад, больше отгрузить клиентам или на филиалы(при наличии таковых). Тут необходимы содействие и помощь различных департаментов, от финансового до закупочного и торгового.

Особо нужно подойти к вопросу информационного обеспечения. Специалиста IT –отдела, отвечающего за своевременную перевозку и подключение всех коммуникационных систем, компьютеров, работоспособность всех программ, в обязательном порядке нужно привлекать в состав команды , осуществляющей переезд.

Потом определяем последовательность выполнения работ, во избежание накладок, когда, не закончив первый этап, приступают к следующему. Мы понимаем, что до минуты предусмотреть длительность того или иного действия невозможно, в то же время определить какую-то «вилку» -уложиться в такие-то дни или часы, вполне реальная задача. Начинают, как правило, с перевозки оверстоков – их лучше убрать, так как ни в новом, ни в старом складе они не очень нужны, чтобы не мешались. Хорошо бы перевезти и товар, запас которого в избытке. Затем перемещается товар для первой недели отгрузок, этот товар сразу размещают в новой зоне отбора, что дает возможность в кратчайший срок приступить к отгрузкам товара клиентам с нового склада. Складывается ситуация зыбкого, условного равновесия, когда и со старого склада возможна отгрузка каким-то важным клиентам, но в тоже время, основное количество заказов отбирается, упаковывается и отгружается клиентам уже с нового склада. А дальше основная задача – успевать контролировать и корректировать развитие событий. При идеальном раскладе, на второй день перемещается запас для второй недели отгрузок, а также пополняется запас продукции после выполненных первых отправок с нового склада. Необходимо регулярно отслеживать статистику произведенных отгрузок и запас товара на новом складе, постоянно восполнять товарный запас, остаток которого может понижаться до критического уровня. Параллельно перемещаются оставшиеся на старом складе товары. Вот таким образом постепенно со старого склада все перетекает в новый склад. Скорость этого процесса напрямую зависит от имеющихся в наличии людских, так и техники. Временных сотрудников для переезда брать не стоит, без определенного опыта и знания товара, они будут только тормозить процесс переезда. Лучше замотивировать дополнительной оплатой имеющихся сотрудников склада, ведь нагрузка на них в период переезда значительно увеличивается. Для приведения всего хозяйства в порядок на новом складе потребуется определенное время, даже полностью освободив старый склад, мы не можем утверждать, что завершили переезд. Важно весь перемещенный товар разместить на своих местах. Адресация мест хранения должна быть проведена заранее и желательно грузы по прибытию сразу ставить на свой адрес, но при быстротечности и спешке мы не можем гарантировать, что на конкретном адресе окажется нужный товар. Каждая партия перевозимого товара оформляется документально, это даст уверенность, что в пути ничего не пропало и товарный запас перемещен в полном объеме. Транспортная накладная выписывается для каждой машины, в ней указываются все товары. Так легче отследить и установить какой товар, на какой машине, когда и с чем перевозили, кто грузил, отправлял, разгружал и принимал, а также, куда разместили принятый товар. Инвентаризацию лучше провести сразу по окончании переезда, выявив действительные остатки товарного запаса на новом складе. В реальной жизни выполнить это не всегда позволяет ресурс. Необходимо адаптироваться на новом месте, войти в рабочий ритм после стресса , вызванного переездом. На это уходит около месяца. Но продажи останавливать нельзя, чем быстрее сотрудники приучатся работать в непривычных условиях нового помещения, тем лучше. Когда отгрузка произведена с нового склада по графику в согласованный день и в полном объеме – это верный знак, что переезд прошел удачно. Хотя бы мы знаем, что деньги фирмы работают, и все вопросы со временем решатся.

Вклад участника:

Титов Павел