KLAES Professional
ТИПОВАЯ СХЕМА ПРОХОЖДЕНИЯ СТАНДАРТНЫХ ЗАКАЗОВ С ПРИМЕНЕНИЕМ ПО KLAES PROFESSIONAL
КОММЕРЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА
1. Менеджер офиса продаж (далее менеджер), с помощью Klaes Professional, создаёт заказ и конструирует в нём изделия и доп. комплектующие.
2. Подготавливается коммерческое предложение и передаётся заказчику на подтверждение
3. После подтверждения конструктивных данных и стоимости, заказ передается в систему учета Klaes DirectPlan на текущую дату загрузки производства.
Планирование осуществляется по дате производственного изготовления, плановая дата отгрузки является опциональной (см. Планирование отгрузки), и может быть указана в любой момент производственных этапов. Плановые даты устанавливаются автоматически согласно заданным критериями минимальных сроков изготовления, наличия материалов на складе и текущей загрузки производства. Также плановую дату изготовления, менеджер принявший заказ, может определить самостоятельно. В этом случае система Klaes DirectPlan также ограничивает минимальный срок и максимальную загрузку на выбранный день, но в случае превышения лимита, установит заказ на выбранную дату с признаком «неактивный». Система Klaes DirectPlan предназначена для распределённого планирования (заказ планируется в момент подтверждения), т.е. без централизованного создания суточного объёма заказов отдельным специалистом.
4. При возникновении спорных ситуаций о загрузке производства (срочный и важный заказ, рекламация и т.п.) когда система не позволяет внести заказ на необходимую дату, менеджеру необходимо связаться с «администратором» (например начальник производственного отдела) для принятия решения об изготовлении данного заказа в необходимый срок.
Т.к. учётная запись администратора в системе Klaes DirectPlan обладает необходимыми правами доступа для изменения ограничений загрузки на любой день, то он может увеличить лимиты производственных мощностей на выбранную дату, тем самым позволяя внести дополнительные заказы.
5. Для передачи на производство всех данных о заказе менеджер экспортирует в складскую программу данные о необходимых материалах на заказ.
В качестве складского модуля может быть использован Klaes Mawi либо любая сторонняя программа (например, 1С). Данные автоматически передаются в складской модуль (Klaes Mawi или 1С) при выполнении п.6
6. После подтверждения даты изготовления и оплаты (опционально), менеджер передаёт заказ на производство путём установки в системе Klaes специального статуса «Передача на производство».
СНАБЖЕНИЕ
1. В момент «прихода» материалов заказа в складской модуль, сотрудник отдела снабжения контролирует наличие материалов на складе и подготавливает заявки для поставщиков на недостающие материалы.
2. Контролирует сроки поступления материалов на склад и в случае изменения сроков уведомляет все службы, посредством системы Klaes DirectPlan о невозможности поставки материалов вовремя (см. Внеплановые ситуации. Обратная связь).
3. Критичные статусы складских операций (например, поступление ламинации и т.п.) автоматически отображаются в системе управленческого учёта Klaes DirectPlan.
Система учета материалов, заявок, прихода и т.п. в данном документе не рассматривается
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ПОДГОТОВКА
1. Согласно внутреннему регламенту, в назначенное время, отдел подготовки производства (далее ОПП) проверяет наличие статуса «передано в производство» на всех заказах, запланированных на дату формируемого производственного задания. Если все заказы имеют корректный статус, то подготавливается список производственных заданий (далее партий) на заданный день.
Перечень и состав партий формируется автоматически через модуль Klaes DirectPlan согласно настраиваемым критериям сортировки.
2. После формирования структуры партий сотрудник ОПП загружает её в основной модуль Klaes Professional для дальнейшей обработки.
3. В производственном модуле Klaes Professional формируется комплект документов для изготовления.
Под комплектом документов подразумевается как бумажные документы для различных не автоматизированных цеховых участков, так и экспорт заданий на автоматическое оборудование, и автоматизированные рабочие места системы безбумажного производства Klaes E-Prod. При использовании модуля Klaes «Учет Остатков», задания на напиловку профиля будет формироваться с учётом наличия деловых остатков. Так же, в зависимости от способа заказа\изготовления стеклопакетов, формируется соответствующая заявка\задание на изготовление. Полный процесс подготовки заданий на изготовление стеклопакетов в данном документе не рассматривается.
4. Комплект документов передаётся на производство для изготовления и всем заказам устанавливается статус «В производстве» Данный статус означает «невозможность» отказа от выполнения заказа, т.к. изменение производственных заданий влечёт за собой существенные дополнительные расходы на организацию внепланового процесса.
ПЛАНИРОВАНИЕ ОТГРУЗОК
Планирование отгрузки может производиться на любом этапе производственной схемы.
1. Самовывоз. Менеджеры коммерческого отдела согласовывают с заказчиком время «самовывоза» его заказов. После, в модуле Klaes DirectPlan «Планирование отгрузок» создают «портфель отгрузки», в него помещается один или несколько заказов (возможно с разных суточных заданий). Так же указывается планируемая дата и время отгрузки.
2. Доставка. Планирование доставки, которая осуществляется производителем, происходит через отдел логистики аналогичным образом. Отличие в том, что к портфелю отгрузки ставится специальный признак «Доставка».
Отдел логистики, через специальные фильтры в «Klaes DirectPlan» формирует список доставок на необходимый день и далее, на основании адресов доставки, формируют портфели отгрузок с соответствующим статусом и примечаниями (опционально). Автоматическим признаком доставки для отдела логистики может являться наличие даты доставки либо наличие адреса доставки.
3. Диспетчеризация портфелей отгрузки осуществляется сотрудниками Склада Готовой Продукции (далее СГП)
ПРОИЗВОДСТВО
1. Изготовление производственных заданий согласно полученных комплектов документов из ОПП.
Информацию о необходимых операциях работники цеха получают согласно степени автоматизации рабочего места (либо с бумажного носителя, либо с экрана монитора после сканирования в системе Klaes E-prod, либо согласно выбранного задания на автоматическом оборудовании).
2. В системе безбумажного производства Klaes E-prod, после прохождения каждого элемента, рабочим производится его сканирование для регистрации готовности на данном участке.
СКЛАД ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ
1. На СГП, посредством сканирования, изделия принимаются в ячейки хранения. Данная информация о готовности изделий автоматически отображается в Klaes DirectPlan.
2. Готовность артикулов комплектации заказов так же, посредством сканирования, регистрируется на СГП.
Артикулы комплектации заказов автоматически разбиваются на группы согласно заданным параметрам (например, группа подоконников, водоотливов, москитных сеток и т.п.). Готовность каждой группы комплектации отслеживается отдельно.
3. Контролируется готовность портфелей отгрузки на ближайшую дату в модуле Klaes DirectPlan “Планирование Отгрузок”.
Диспетчеризация каждого портфеля отгрузки осуществляется непосредственно на заказы в этом портфеле, вне зависимости от того в каких производственных заданий они выполнялись и на какой день.
4. В Klaes DirectPlan распечатываются Листы Комплектации и Отгрузки.
Данный задача может быть выполнена на любом этапе схемы, начиная от подготовки сменного задания в ОПП, заканчивая непосредственно перед погрузкой изделий на машину.
5. При предварительной подготовке пирамид для машин в Klaes DirectPlan формируется Суточная Ведомость Отгрузки.
Данная ведомость предназначена для сотрудников непосредственно осуществляющих отгрузку и служит им как «дневной план».
ОТГРУЗКА
1. По факту готовности изделий и групп комплектации с заказчиком согласовывается\подтверждается дата и время доставки\самовывоза.
Согласование с заказчиком может осуществляться как непосредственным сотрудником коммерческого отдела (менеджером) принявшего данный заказ, так и сотрудником СГП. Оба эти отдела, посредством Klaes DirectPlan, имеют полную оперативную информацию о готовности и комплектности заказа.
2. Печатается ведомость отгрузки с ячейками хранения на отгружаемые заказы
Данная ведомость печатается непосредственным исполнителем отгрузки (например, мастер по участку СГП) с АРМ, установленного на территории СГП.
3. Все отгружаемые изделия сканируются для регистрации в Klaes DirectPlan, так же сканируется код водителя\автомобиля для статистики (опционально).
4. При невозможности осуществить доставку в планируемое время, сотрудниками СГП изменяется дата и время отгрузки на ближайшее возможное.
При изменении сроков происходит автоматическое уведомление всех сотрудников участвующих в процессе подготовки и выполнения данного заказа.
ВНЕПЛАНОВЫЕ СИТУАЦИИ. ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ
1. При наступлении ситуации влияющей на возможность изготовления заказа, либо увеличивающей сроки готовности, сотрудником, на чьём участке произошло данное событие, в Klaes DirectPlan вносятся соответствующая запись через систему обратной связи.
Данная запись автоматически поступает всем сотрудникам, участвующим в процессе подготовки и выполнения заказа. Информация о непредвиденных обстоятельствах может относиться как к непосредственному заказу, так и к какому-либо дню.
РАБОТА С ДИЛЕРАМИ
1. Информацию о сроках и этапах выполнения заказов, готовности изделий и комплектации, даты и времени отгрузки портфелей заказов, а так же получение дополнительной информации, дилеры компании осуществляют посредством подключения через сеть Интернет к Klaes DirectPlan «Личный кабинет дилера»
Для доступа к Klaes DirectPlan «Личный кабинет дилера», каждому заказчику предоставляется логин и пароль с ограниченным доступом. Пользователь видит только заказы определённого контрагента. К каждому пользователю можно «привязать» несколько контрагентов.
Вклад участника:
Обратная связь Автору
