Сейчас в WikiPRO 3913 статей и 32 647 страниц на русском языке.

Подготовка к переговорному процессу

Материал из ВикиПро: Отраслевая энциклопедия. Окна, двери, мебеля
Перейти к: навигация, поиск
Мне нравится
1

Этап подготовки к переговорному процессу является одним из ключевых этапов. От того, как менеджер готов к переговорам во многом зависит его поведение на встрече, а также те договоренности, которые он сможет достичь. Недостаточная подготовка может привести к затягиванию переговоров, создать впечатление о некомпетентности менеджера, а также привести к тому, что инициатива переговоров может перейти к более сильной стороне.

Подготовка включает в себя две составляющие:

1. содержательная:

  • сбор информации о потенциальных партнерах;
  • подготовка команды, необходимых документов, плана переговоров;

2. процедурная:

  • Определение времени, места проведения переговоров.

Сбор информации о потенциальных партнерах включает в себя информацию о экономическом и финансовом положении компании, надежности, традициях, рыночном сегменте и тп. Полезно также знать об особенностях личности партнера по переговорам, его увлечениях, убеждениях, общественных позициях, предпочитаемых и запрещенных темах для обсуждения. Чем больше менеджер знает о партнере, тем легче выбрать нужную тактику переговоров.

Собирая информацию важно учесть:

  1. необходимо выходить на ключевых людей (люди, принимающие решение; люди, влияющие на принятие решения);
  2. необходимо знать все о возможных конкурентах.

При подготовке команды важно учесть, что все участники должны быть ориентированы на коллективную работу, т.е стремились к достижению общих целей. В состав участников переговоров полезно включать женщин, так как они благоприятно воздействуют на партнеров и усиливают командное начало делегации. Рекомендуется заранее договориться с командой о различных «условных сигналах» в ходе переговоров.

Например: «Предложение подать напитки – сигнал о необходимости дополнительного времени для оценки предложения партнера».

Не следует сильно «раздувать» состав команды.

При ведении переговоров вдвоем можно применять несколько приемов:

  • «хороший – плохой»

Один менеджер жестко стоит на своих позициях, принципиально не дает скидок и уступок. Другой готов идти на уступки, намеренно начинает убеждать в этом первого. Пример: «Сергей: Мы сможем с Вами работать только по предоплате, это наше обязательное условие. Михаил: Сергей, ну давай пойдем на встречу нашим коллегам, предоставим им отсрочку платежа на 3 дня. Сам подумай, у них большие объемы, нам выгодно работать с таким клиентом».

  • «один говорит – другой наблюдает»

Один менеджер ведет переговоры, а второй в это время наблюдает за реакциями партнера, попутно вставляя свои комментарии, если в них есть необходимость.

Перечень документов, необходимых в процессе переговоров:

1. Рабочие материалы для переговоров с клиентом:

  • Проект соглашения, которое планируется заключить;
  • Текст выступления менеджера;
  • Схемы, графики, фотографии и тд.;
  • Справочные материалы;
  • Презентация в PowerPoint.

2. Документы о продукции:

  • Техническое описание;
  • Рекомендации по эксплуатации;
  • Сертификаты качества;
  • Прайс и тд.

3. Документы информативно – рекламного характера для клиента:

  • Рекламные буклеты, сувениры;
  • Информационная памятка для клиента.

Рекомендации по составлению плана переговоров:

  1. план полезно составлять в письменном виде;
  2. начните с определения ваших предложений партнеру;
  3. заранее продумайте содержание и порядок изложения аргументов своей позиции;
  4. оцените все возможные результаты встречи, выберите наиболее приемлемый вариант для себя.

Определение места и времени проведения переговоров. Договариваться о встрече принято не менее чем за 2-3 дня с российскими и 2-4 недели иностранными партнерами.

Преимущества переговоров на своей территории:

  • контроль и влияние на ситуацию с помощью выбора места переговоров (помещение, освещение, рассадка);
  • воздействие на партнеров за счет выбора для них места проживания, культурной программы, ресторана и тд.;
  • на переговорах принято следовать тем правилам протокола и вежливости, которые традиционны для организаторов. Это облегчает процесс общения принимающей стороне.
  • всегда можно посоветоваться с компетентными коллегами;
  • у партнера меньше возможностей свернуть переговоры и уйти.

Недостатки переговоров на своей территории:

  • исключается возможность отложить принятие решения по причине отсутствия информации;
  • может возникнуть ощущение некого обязательства перед партнером, особенно если он приехал издалека или приложил больше усилий для того, чтобы встреча состоялась;
  • организационные вопросы могут отвлекать о сути переговоров.

Существует мнение, что тот, кто назначает место – выигрывает переговоры.

Проводя переговоры на «чужой территории», у менеджера есть свои преимущества:

  • вы сосредоточены исключительно на переговорах (на своей территории часто отвлекают несущественные вопросы);
  • не занимаетесь организационной частью;
  • в процессе переговоров имеете возможность обратиться к вышестоящему руководителю, если он присутствует;
  • существует возможность перенести переговоры, сославшись на отсутствие информации (особенно важно, если вы сомневаетесь в принятии решения).

При ведении переговоров на территории оппонента важно сохранить инициативу в ходе встречи. В заключении можно сказать, что в качестве компромиссного варианта может быть выбрано место на нейтральной территории.

Этап подготовки к переговорам является наиболее трудоемким, поэтому в завершении темы предлагаю обратить внимание на основные шаги.

  1. Соберите всю необходимую информацию о клиенте и его компании.
  2. Недостающую информацию уточните в ходе встречи. Вопросы желательно составить заранее.
  3. Определите четкие цели и задачи переговоров и желаемый результат.
  4. Подготовьте все вспомогательные средства для привлекательности предложения и повышения убедительности ваших аргументов (таблицы, презентация, графики и тд.).
  5. Разработайте альтернативные сценарии развития переговоров для случаев, когда партнер может вести себя: заинтересованно, с пониманием; нейтрально; настороженно с недоверием; отрицательно, с резким неприятием.

Вклад участника:

Гладченко Юлия