Подходы к сравнительному анализу потенциальных поставщиков/контрагентов

Мне нравится

3

Первое правило бизнеса - поступай с другим так, как он хотел бы поступить с тобой

Чарльз Диккенс

Давайте вспомним основную цель ведения бизнеса – систематическое получение прибыли. Прибыль же можно заработать двумя наиболее известными и законными способами – больше продавая или снижая себестоимость. Выберем второй способ. В свою очередь себестоимость продукции так же можно снизить двумя способами – снизить затраты, формирующие себестоимость реализуемой или производимой продукции или добиться наилучших преференций от поставщиков сырья, товаров или услуг. И в этом случае выберем второй вариант - благодаря синергетическому эффекту партнерских отношений с контрагентами есть замечательная возможность извлечь желанную организации прибыль.

Что важно

На что мы обращаем в первую очередь при выборе поставщика товаров или услуг? Цена, качество, предоставляемый сервис, известность бренда…? В действительности все эти факторы одновременно играют наиважнейшую роль в выборе потенциального поставщика.

Существует ряд определенных правил и рекомендаций, которыми необходимо руководствоваться при выборе поставщика товаров и услуг.

Основную хронологическую цепочку к выбору поставщика стоит рассматривать в следующем порядке:

Согласно потребности организации на разовую или постоянную закупку продукции, сырья, материалов или услуг осуществляется первичный отбор контрагентов. Источников для отбора может быть целое множество – Интернет, журналы, рекламные материалы и каталоги, местные СМИ, выставки, торговые представительства и пр.
Среди первично отобранных поставщиков может быть произведен тендер, аукцион на необходимые компании лоты. Ключевыми сравниваемыми характеристиками будут – соотношение цены и качества продукта, условия оплаты, сроки поставки.
Прежде чем заключать с отобранным поставщиком в данных тендерах, аукционах договор стоить предварительно проверить его финансовую состоятельность, порядочность, юридически прозрачную и понятную историю.
Проведение окончательных переговоров с поставщиком-победителем и заключение с ним договора (поставки, на оказание услуг и т.д.)

Если же Компания стремится постоянно иметь наилучшие условия поставки, то все вышеуказанные мероприятия следует проводить постоянно. Это, своего рода цикл поиска, который позволит постоянно быть «в рынке» предложений интересующего сегмента.

Наиболее важными и существенными являются непосредственно сам процесс выбора поставщика (п.№2) и проверка контрагента/юридическое оформление договора (№3). На этих пунктах остановимся по подробнее.

Деньги - вперёд

Так гласит одно из правил ведения бизнеса и к этому из условий оплаты стремится большинство контрагентов, с которыми мы планируем заключить договор на поставку. Но в совокупности с длительным сроком поставки данное условие может серьезно отразится на финансовой стабильности нашего бизнеса. Особенно когда речь идет о замораживании денежных средств при закупке товаров или оборудование и эти средства являются заемными, ну скажем в банке под некий, кстати говоря, не самый низкий процент.

Хочу обратить внимание, что зачастую пунктом №2 вышеуказанного плана просто пренебрегают. Все конечно зависит от масштабов бизнеса и от выбранной стратегии Компании, планирующей заключить договор с поставщиком. Но на сегодняшний день рынки товаров и услуг настолько насыщенны, что выбор первого приглянувшегося поставщика без обзора основных игроков на рынке может оказаться попросту необоснованно дорогим, а порой и губительным для бизнеса.

Но все же - благодаря такому инструменту как тендер или аукцион у нас есть замечательная возможность собрать максимально важную и полезную для нас информацию, которая позволит нам в полной мере оценить каждого из представленных поставщиков. При выборе поставщиков в большинстве случаев применяется рейтинговая оценка их соответствия критериям/факторам.

Приведем несколько примеров данных критериев:

Надежность доставки.
Гарантии качества.
Производственные мощности.
Цены
Местоположение
Финансовое положение
Наличие информ.системы связи и обработки заказов.
Послепродажный сервис.
Отношение к покупателю.
Деловой опыт и история взаимоотношений. [244]

Таким образом, используя данные критерии вводится оценочная шкала от 1 до 10 (наиболее высокое и лучшее значение) и критериям дополнительно присваиваются весовые коэффициенты. Данные весовые коэффициенты устанавливаются экспертно сотрудниками, ответственными за поиск, выбор и организацию работы с потенциальными поставщиками. Наибольший вес будут иметь наиболее значимые критерии. Таковым может быть стабильность поставок.

Ниже в примере данному критерию присвоен максимальный вес 0,5. Пример рейтинга поставщиков:

Критерий	Вес	Оценка поставщика А	Оценка поставщика Б	Вес*оценка поставщика А	Вес*оценка поставщика Б
Стабильность поставок	0,5	8	5	4	2,5
Качество товара	0,4	8	6	3,2	2,4
Цена	0,3	5	9	1,5	2,7
Условия оплаты	0,2	10	5	2	1
Транспортные издержки при доставке товара от поставщика	0,1	5	7	0,9	0,7
Итого:				11,2	9,3

Как видно в примере – у поставщика Б цена более привлекательна чем у его конкурента и стоимость доставки от этого поставщика так же несколько ниже. Но исходя из приоритетов выбора и наибольших весов основных показателей стабильности поставок и качества товара в общем зачете наиболее приемлем будет поставщик А с общим рейтингом 11,2. Этот поставщик и будет наилучшим партнером.

К сожалению из-за нехватки оборотных средств множества компаний во главу угла ставит ценовой фактор. Но если цена данного поставщика значительно ниже чем у конкурентов, то этот может быть предупреждающим фактором. И в этом случае без сомнения стоит оценить весь пакет остальных условий работы с данным контрагентом. При внимательном прочтении договора с данным поставщиком можно наткнуться на неприемлемые условия работы – самовывоз, 100% предоплата, затяжные сроки поставки, отсутствие прописанных штрафных санкций за нарушение обязательств договора и пр.

Помимо вышеуказанного метода рейтинговых оценок можно выделить еще:

Метод оценки затрат. В основе лежит расчет для каждого их поставщиков возможных издержек на снабжение, а так же доходы и выигрыши в рамках взаимодействия с ними.
Метод доминирующих характеристик. Требует акцентирования внимания на одной из наиболее важных характеристик – наилучшее качество, наименьший срок поставки, наименьшая цена, наилучший сервис.
Метод категорий предпочтений. В основе этого метода лежит формирование комплексной оценки данного поставщика со стороны множества подразделений компании – каждый на своем участке по всем тем же вопросам – цены, качества, сервиса, сроков поставки, условий оплат.

Конечно же результатом использования данных методик будет принятие решения о выборе наиболее предпочтительного поставщика. А в условиях дефицита времени и ограниченности ресурсов действительно верное решение по выбору поставщика под силу осуществить исключительно опытному менеджеру – профессионалу в области закупочной логистики.

Договор и обязательства

После тщательного отбора поставщика по основным критериям и получения необходимых договоренностей не стоит забывать, что «устный договор не стоит бумаги, на которой он написан» (Сэмуэл Голдвин). Любые договоренности с компаньонами, поставщиками, покупателями заверяйте договорами. Устные договоренности не имеют юридической силы. Доверительные отношения могут привести вас к потере бизнеса. Рекомендательно к заключению договоров должно быть прежде всего формирование корпоративного стандарта по работе с контрагентами. В основе данного стандарта должны быть учтены два важных момента – обеспечение экономических интересов компании (цена, условия оплаты, сроки поставки, о которых речь шла в п.№2) и обеспечение фискальной безопасности. Об экономических интересах уже достаточно много указано в предыдущем разделе. А что же понимается под фискальной безопасностью? Речь конечно идет о налогах, а именно о признании обоснованной налоговой выгоды в форме вычета НДС. И в данном случае способом осуществления безопасности будет требование у контрагента перечня юридических, налоговых, финансовых и пр. документов, позволяющих оценить все возможные риски работы с данным поставщиком. Ну и конечно это позволит удостовериться в надежности и добросовестности поставщика.

Типовой перечень документов, который стоит запрашивать у контрагентов при их сравнительном анализе и передавать на проведение юридической экспертизы, в основе своей состоит из следующих документов:

Устав
Заверенные руководителем и печатью общества выписки из решения органа управления
Заверенная контрагентом выписка из устава в составе копий двух первых листов и листа содержащего полномочия руководителя на заключение сделки.
Копия свидетельства о присвоении ИНН/КПП.
Копия свидетельства о государственной регистрации.
Заверенная копия выписки из протокола о назначении руководителя
Письмо (справку) с указанием юридического и фактического адреса фирмы – контрагента, банковских реквизитов расчетного счета, Ф.И.О. руководителя и гл. бухгалтера, кода ОКПО, номера контактного телефона, заверенную печатью и подписью руководителя и гл. бухгалтера – это карточка клиента на подобие той, что я Вам выслал.
Оригинал или заверенная копия Доверенности, в случае заключении договора по доверенности;
Копии Лицензии, Свидетельства СРО, в случае если вид деятельности, осуществляемый контрагентом, подлежит лицензированию;
Копия информационного письма налоговой инспекции (или) уведомления о применении упрощенной системы налогообложения, в случае, когда контрагент не является плательщиком НДС.
Иные документы по усмотрению контрагента

Дополнительно к стандарту о договорной работе с контрагентами стоит разработать ряд типовых шаблонных договор закупки, оказания услуг, транспортно-экспедиционного обслуживания и прочих форм, наиболее часто востребованных в компании. Это позволит избежать массы ошибок со стороны сотрудников ответственных за заключение договор с поставщиками и значительно разгрузить юридический отдел или внешних консультантов, привлекаемых для проверки заключаемых договоров.

Проблема выбора поставщиков является одной из наиболее существенных и важных задач закупочной логистики. Собственный успех компании в обеспечении конечных потребителей товаром напрямую зависит от качественного выполнения поставщиками своих обязательств. Соответственно результатом решения задачи выбора поставщика будет успешное функционирование компании и создание стабильной материальной базы.

На сегодняшний день достаточно бурно развивается логистическая интеграция с поставщиками, которая позволяет снизить транзакционные и транспортные издержки. И это взаимное проникновение можно в действительности считать мощнейшим синергетическим эффектом, результатом которого вполне очевидно будет получение прибыли всех участвующих в логистической цепочке партнеров.