Роль коммуникаций в жизни успешного менеджера

Роль коммуникаций в жизни успешного менеджера.

Очевидно, что работа любого менеджера (руководителя) всегда связана со взаимодействием с людьми. Эффективность этого взаимодействия зависит прежде всего от грамотных коммуникаций, которые играют одну из главных ролей в успешной деятельности руководителя.

Как известно, общение – это двусторонний процесс взаимодействия, где обязательно есть «Отправитель» и «Получатель» сообщения. Эффективные коммуникации возможны лишь при активном участии обеих сторон общения, при этом отправитель ожидает оперативное понимание и действие получателем на его идею. Данный процесс можно представить в виде модели (Рис.1)

Основа модели коммуникации – это передача данных, во время передачи которых отправитель решает передать получателю что-либо (идея, сообщение) при этом учитывая безопасность (шифрование) и способ передачи (письмо, телефонный звонок и пр.). Очень важно убедиться, что шифрование отправителя будет понятно получателю и он сможет его расшифровать после получения. Далее следует важный этап - понимание смысла, на котором получатель должен понять смысл, вложенный отправителем. После чего получатель дает обратную связь отправителю при этом не обязательно используя тот же канал связи и выступаю уже в роли отправителя. Как мы видим на модели коммуникации (Рис. 1), процесс коммуникации выглядит просто, но на самом деле все намного сложнее из-за множества не всегда положительно влияющих на него факторов. К примеру, согласно Альбрехту и Бошеру (Albrecht, Boshear, 1974), любое послание содержит:

• Факты (Это то, что можно проверить или принять, основываясь на свой опыт);
• Мнения (Это наши мысли, оценки, предположения, часто субъективные);
• Чувства (Это наши эмоции и реакции из прошлого собственного опыта);
• Система ценностей (Это нормы и правила, принятые в стране, организации, которые мы приняли и которые дают нам однозначное представление о плохом и хорошем, важном и не важном и пр.)

Очень часто, проблемы в общении возникают из-за не правильной «расшифровки данных», когда, например, субъективные мнения принимаются за факты. Соответственно, получив сообщение мы должны в первую очередь произвести его анализ, т.е. отделить факты от мнения автора, при этом проявить уважение к чувствам человека и убедиться в соответствии общим ценностям (компании).

Также важно учитывать и знать не только всевозможные современные способы коммуникации (электронные средства связи, телефон, собрания, встречи, почта и пр.), но и понимать их достоинства и недостатки в конкретном случае применения. К примеру, электронная почта экономит бумагу организации и время получения данных (обратной связи), но не безопасна с точки зрения конфиденциальности и не везде применима (отсутствие интернета и пр.). А собрания эффективны для оперативного обмена данными (мнениями) и принятием решений, но весьма времязатратны и не всегда полезны для всех участников встречи.

Еще одним важным элементом успешной коммуникации является климат общения, который может быть открытым-доброжелательным или закрытым-оборонительным. Например, в статье, изданной в 1961 г., Джиб (Gibb) предположил, что люди работая в условиях открытого-доброжелательного климата лучше осознают собственную ответственность и важность своей работы, при этом смело выражая свои идеи и мысли не боясь наказания. Доброжелательная обстановка способствует пониманию целей организации каждым сотрудником, улучшает командный дух и эффективность выполнения задач. К основным маркерам открытого климата можно отнести: честность, открытость, конструктивность, содержательность, равенство (возможность высказаться всем участникам процесса коммуникации), обратная связь и пр. К сожалению, чаще всего в коллективах организаций, можно наблюдать за-крытый-оборонительный климат общения. Так как зачастую в борьбе за повышение по служебной лестнице, повышенную зарплату или личные амбиции люди искажают или вовсе скрывают некоторые данные в свое благо и не думая вовсе об интересах компании. Основные маркеры данного климата – лицемерие, обвини-тельная атмосфера (ищут крайнего), безразличие к проблемам фирмы (отдела), неравенство (выделяются различия в служебном положении), неспособность принять чужую точку зрения и др. Очевидно, что открытый-доброжелательный климат способствует эффективной коммуникации и позволяет быстрее и лучше понять общие цели и задачи организации. При этом, очень важно со стороны руководства, с одной стороны, своевременно и четко формулировать эти задачи и цели, а с другой периодически доводить промежуточные результаты до сотрудников, ничего не скрывая и не искажая.

Также можно отметить, что цели организации можно разделить на четыре основных типа:

1. миссия (это, то к чему стремиться организация, какая у нее система ценностей и пр., к примеру, у крупнейшего поставщика качественных комплектующих и фурнитуры для производства окон, дверей, стеклопакетов, мебели и фасадных алюминиевых конструкций компании ТБМ миссия такова - мы меняем жизнь людей к лучшему путем внедрения бережливых и информационных технологий и самых высоких стандартов качества товаров и услуг.);
2. стратегические цели (это, то чего хочет достичь компания, с определением измерителей достижения и четким обозначением сроков исполнения);
3. оперативные цели (это, конкретизированные стратегические цели, которые распределены по отделам и подразделениям компании);
4. личные цели (это, мнения сотрудников организации, которые обязательно нужно учесть при формировании общих целей)

На практике в деятельности любой организации для достижения оперативных, личных целей сотрудники (отделы) начинают активно бороться за лучшее место под солнцем, так как всегда имеет место борьба за необходимые ресурсы. Очень часто, не разумное распределение ресурсов между подразделениями (сотрудниками) приводит к деструктивным конфликтам. И если руководители не будут своевременно реагировать на происходящее, то противоречия между сотрудниками будут обостряться и могут напрочь разрушить командный дух и стремление к достижению стратегических целей компании. И виной всему являются прежде всего, не эффективные коммуникации. К примеру, частой формой не эффективных коммуникаций являются слухи, которые передают данные не точно, не свое-временно, не полно и часто наполнены субъективными мнениями и решениями. Поэтому, чтобы улучшить качество передаваемых данных и не иметь недостатка в информации необходимо стремится к прозрачной системе обмена данных в компании, улучшать, увеличивать и централизовать информативные каналы всех сотрудников. При этом не забывая, что все должно быть в меру и нужно всегда думать и о физических возможностях не только своих, но и получателя информации. Например, профессор кафедры лидерства имени Коносуке Мацуситы в Гарвардской школе бизнеса Джон Пол Коттер считает, что чем больше контактов имеет менеджер, тем выше качество получаемой информации и у него больше возможностей для принятия правильных решений (Kotter, 1982).

Следовательно, можно предположить, что роль коммуникаций в жизни современного менеджера (особенно руководящего большим количеством сотрудников) является одной из главных ролей в его повседневной деятельности. И чем эти коммуникации будут грамотней (эффективней), тем будет успешней деятельность любого менеджера (руководителя).

ЛИТЕРАТУРА:

1. Kotter, J.P. (1982) The General Managers, The Free Press.

2. Albrecht, R.G. and Boshear, W.C. (1974) Understanding People: Models and Concepts, University Associates Inc. Press

3. Gibb, J.R. (1961) «Defensive communication», Journal of communication, vol.11, September, pp.41-9