Создание и использование в работе склада форм EXCEL для контроля и анализа складских процессов
Содержание
Вступление
Здравствуй! Уважаемый читатель!
Хотелось бы начать с предыстории, которая заключается в следующем:
в большинстве современных компаний используется свое собственное или написанное под заказ программное обеспечение, такое как «КИС интегратор», АСУ «СОЛВО» которые используются в компании «Т.Б.М.» и т.д., но суть в том, что у каждого свое.
Использование собственного программного обеспечения влечет за собой трудности в реализации необходимых отчетов, а так же отсутствие методов анализа, для контроля работы, прогнозирования, своевременного принятия решения именного этого не хватает.
Даже если у компании имеются свои отделы информационных технологий или программисты, то реализация, какого либо решения требует время и парой не малое.
Мы начинаем обращаться к легко доступному программному обеспечению, которое имеются в каждой компании и не требует дополнительных вложений, одним из такого ПО является excel.
Думаю, большинство из Вас знает, что в excel используются табличные данные, а так же имеется возможность расчета формул, например:
На фирме работает 5 сотрудников которые работают 8 часовой рабочий день 5 дней в неделю, но например кто то из них не вышел (заболел или, что то случилось в общем разная ситуация бывает), а для оплаты труда в большинстве используются рабочие часы, т.е. возникает необходимость вести «табель» отработанного времени, одним из вариантов как раз и выступает электронная таблица.
Показанный пример является самым элементарным использованием электронных таблиц, но с самого начала я начал вести речь о нехватке средств анализа, возможности контроля и учета и.д. с этого момента начну вести разговор как раз о таких возможностях электронных таблиц.
Электронная таблица как средство контроля, сбора статистики и возможности делать прогнозы, учитывая статистику предыдущих лет.
Пояснение буду основывать на примерах:
Пример 1:
Руководство компании ставит цель: при комплектации заказа допускать не более одной ошибки на 1000 отобранных позиций, данный показатель увеличивает уровень сервиса для клиентов, пользующихся услугами Вашей компании, инструмента контроля у нас нет, будем создавать его своими руками.
Для данного вида контроля и достижения цели нам потребуется следующая информация: дата допущения ошибки, кем была допущена ошибка и какого рода была допущена ошибка, а так же, сколько было собранно позиций комплектовщиком, обычно все перечисленные данные на каждом складе можно зафиксировать или получить с помощью программного обеспечения, которое используется в компании, в случае если фиксация отсутствует то следует начать.
Необходимые данные:
1. Определяется перечень ошибок, которые допускаются при комплектации, например на дивизионе ТБМ - Юг используется следующий перечень ошибок:
1 Весы
2 нарушена заводская норма упаковки
3 не посмотрел Н/У
4 неравномерное поступление накладных
5 отвлечение на личные дела
6 отвлечение на самовывоз
7 ошибка в счете
8 ошибка клиента
9 ошибка приемки
10 ошибочно наклеен упаковочный лист
11 ошибочный отбор по ед. измерения
12 переполненный адрес хранения
13 похожие артикулы расположены рядом
14 товар отобран с другого адреса
15 сверхплановая нагрузка
16 Пропустил позицию в ЛО
17 не проверил артикул
18 не знание комплектности
19 ошибка при размещении
20 ошибка филиала
21 не знание Н/У
22 ошибка группы приемки
23 решение проблемы
24 отобрал виртуально
2. Так же необходима форма штат сотрудников:
№ ФИО (чистая)
1 Иванов
2 Петров
3 Сидоров
4 Ваничкин
5 Берданов
6 Васечкин
7 Федичкин
После чего создаем форму учета данных пример:
Так же нам понадобится форма ввода позиций пример:
Для достижения цели «одна ошибка на 1000 отобранных позиций» через анализ ошибок все необходимые данные у нас есть далее математическими формулами excel , мы можем получить собственно сам анализ в виде графиков.
1.Анализ количества ошибок на 1000 отобранных позиций допущенных всеми комплектовщиками в разрезе помесячно, поквартально
2.Сравнительный анализ по количеству допущенных ошибок комплектовщиками
3.Используя метод KIZEN диаграмму Парето мы анализируем комплектовщиков, которые больше всех допускают ошибок
Используя первые 3 анализа мы получаем возможность, оценить качество работы сотрудника его квалификацию, а так же выявить сотрудника с которым необходимо провести дополнительное обучение или повысить контроль над ним, а в случаях если сотрудник не обучаем, то всегда можно применить «удар по карману».
Так же благодаря тому, что мы использовали классификацию ошибок, получаем возможность выявить ошибки, над которыми стоит работать и выявлять причины их возникновения.
1.Следующий анализ показывает общею динамику помесячно и поквартально, так же имеется по недельная динамика по выбранной ошибке «ошибка в счете» из которого видно, что данная ошибка преобладает в конце 3 квартала и весь 4 - й квартал, как вывод данная ошибка возникает во время повышенной интенсивности работы.
2.Следующие 2 графика показывают общею статистику ошибок, которые позволяет выявить самую распространенную ошибку соответственно являющаяся приоритетной в рассмотрении причин возникновения на примере показана ошибка «товар отобран с другого адреса».
Так же используя диаграмму Парето, получаем перечень ошибок, которые являются приоритетными и по которым необходимо дальнейшие анализы желательно с применением методов KIZEN.
В случае приведенного примера ошибки «товар отобран с другого адреса» нам необходимо обратится к комплектовщикам с целью выяснения по чему допускается именно эта ошибка (ошибочная адресация, ошибки при размещении на адреса, мало света и. т.д.) задавая такие вопросы мы приходим к источнику ее возникновения и, исключив источник то мы исключаем и ошибку, чем и сокращаем количество ошибок.
Выводы и заключение.
В данной статье я не приводил сами этапы расчетов и вычислений, так как они скучны и монотонны. Хотя я привел всего лишь один пример в достижении цели, представьте если взять и разложить на показатели всю Вашу компанию поставить цели по каждому подразделению и сократить потери которые можно выразить и в денежном эквиваленте (простой оборудования, работников, процент брака), на сколько станет эффективней и качественней работа в Вашей компании.
К тому же если у Вас уже имеется, какая либо задача по сокращению потерь, то возможно стоит обратиться к электронным таблицам excel.
Вклад участников
Обратная связь Автору
