Этикет и правила Email переписки

Умение грамотно вести диалог по электронной почте – важное умение, незаменимое для любого человека, который привык ценить свое время и старается решать различные деловые вопросы не только при личной встрече.

Знание правил переписки по Email, а также соблюдение делового этикета в таком общении, способно значительно ускорить работу, сэкономить временные ресурсы и сделать деятельность максимально продуктивной.

Две концепции Email переписки

Общение по электронной почте выглядит менее эмоциональным и сухим за счет того, что мы не видим мимику собеседника и не улавливаем интонации, с которой произносятся фразы. Поэтому в первую очередь следует определиться с концепцией использования электронной почты:

Внимание к собеседнику и деталям

Этот подход более трудоемкий и отнимает больше времени, зато он с высокой долей вероятности позволяет завоевывать расположение собеседника. Суть концепции заключается в соблюдении всех принятых социальных ритуалов: приветствие, подробное изложение сути послания, детализация содержания, вежливое прощание. Такое общение уместно людьми, с которыми вы только начинаете общение, или лицами, имеющими более высокий статус.

Как правило, когда контакт с собеседником установлен и ваше взаимодействие стало регулярным, общение естественным образом перетекает в формат второй концепции.

Экономия своего времени и времени собеседника

Объем сообщения не превышает 1-2 предложений, в который емко озвучены необходимые сведения. Краткость сообщений не означает отсутствие уважения к собеседнику, а обусловлена глобальным трендом – ценностью времени.

Существуют элементарные правила:

• Имя почты должно быть деловым, чтобы получатель письма сразу мог понять, от кого пришло сообщение.

• Тема письма должна отражать его содержание.

• Сортировка писем позволяет существенно экономить время на их поиск.

• В письме должно обязательно присутствовать приветствие.

• Наличие или отсутствие восклицательного знака после приветствия не несет никакой эмоциональной окраски – это дело привычки, поэтому не стоит придавать этому значение.

• Избегайте обилия восклицательных знаков или слов, написанных большими буквами (капслоком) – они рассматриваются как высокий уровень эмоционального возбуждения, что при реальном общении приравнивается к крику.

Основы общения по электронной почте:

• Цените время собеседника – постарайтесь максимально емко раскрыть суть сообщения, чтобы у собеседника не возникла потребность в уточнении.

• Краткий ответ не является проявлением невнимания, скорее всего у вашего собеседника в почте есть множество писем, требующих ответа, и он решил успеть ответить всем. Согласитесь, лучше получить краткий ответ, чем ждать его длительное время.

• Излагайте свою мысль кратко и четко, без сложных речевых фигур. Если письмо получилось объемным – перечитайте и найдите более краткие формулировки.

• Не ставьте в копию других адресатов, если этого в обязательном порядке не требует вопрос, изложенный в письме. Во-первых, обсуждение с несколькими собеседниками может затянуться настолько, что проще было бы назначить общее собрание. Во-вторых, вы только отнимете время у людей, которые, по вашему мнению, «должны быть в курсе».

• Если вы пересылаете историю переписки, то допускается присоединить последние 1-2 письма, чтобы собеседник понял, о чем речь. Если в переписке много писем – не пересылайте все, а лучше обрисуйте суть самостоятельно.

• Пользуйтесь шаблонами писем для экономии времени, письмо должно содержать как минимум подпись с вашими контактными данными.

Вклад участника

Мария Никитина