Применение методики Ката коучинга для развития сотрудника при реализации проекта по улучшениям на этапе планирования
Содержание
Ката Коучинга как методика обучения
Для начала, сформулируем операциональное определение, что является Ката Коучингом .
Ката Коучинга – это повторяющийся алгоритм, с помощью которого руководители обучают методике улучшения процессов Ката Совершенствования сотрудников предприятия.
Состоит из 5 последовательных вопросов, задаваемых обучаемому на каждом из его шагов по четырехступенчатой модели Ката Совершенствования:
1) Каково целевое состояние процесса?
2) Каково текущее состояние процесса?
3) Какие препятствия мешают достичь целевого состояния?
4) Какой будет ваш следующий шаг для преодоления препятствия?
5) Когда мы сможем прийти и увидеть чему вы научились?
Таким образом, целью обучающих встреч по Ката Коучингу является формирование у руководителя (коуча) навыка по развитию сотрудника, т.е. формирования у него модели Ката Совершенствования для улучшения процесса. В рамках данного обучения руководитель развивает у себя навыки Ката Коучинга за счет последовательной отработки обратной связи, данной Коучем Коуча после обучающей встречи. После формирования у руководителя требуемых навыков Ката Коучинга, он может развивать у Лидеров модель мышления Ката Совершенствования, а также выступать на учебной встрече в роли Коуч Коуча, предоставляя обратную связь сотруднику, отрабатывающего роль Коуча.
Давайте теперь посмотрим, каким образом работает механизм Ката Коучинга, позволяющий развивать сотрудника. Для этого, более четко разберем каждый вопрос алгоритма Ката Коучинга. Данная модель вопросов по разному работает на этапе планирования и реализации, поэтому разберем работу на данных этапах отдельно. Итак, рассмотрим применение модели Ката Коучинга на этапе планирования.
Для практического понимания рассматриваем пример, когда Лидер приходит на встречу, оформив доску развития процесса и разместив на ней блок-схему текущего состояния. На прошлых встречах были обсуждены: проблематика, процесс-потребитель, его потребности, видение, вызов, название процесса. Запланированным шагом был составить карту текущего состояния процесса приемки товара.
Составленная учеником карта процесса показана на рисунке:
Установление контакта
Перед тем, как непосредственно приступить к модели Ката Коучинга рекомендуется пройти так называемый 0 этап «Установление контакта».
Цель данного этапа – установить контакт между Коучем и Лидером, переключиться с прошлых процессов и дел на предстоящий диалог, вспомнить вкратце то, что было известно до текущего момента.
Важно! Вопросы по уже пройденным этапам движения по проекту должны быть краткие и представлять значимость для текущей встречи.
Какие вопросы, к примеру, могут быть заданы на этапе «Установление контакта» и как они могут помочь нам на текущей встрече, связанной с обсуждением текущего состояния процесса:
| Возможный вопрос на этапе установления контакта | Цель данного вопроса применительно к текущей встрече по обсуждению текущего состояния |
|---|---|
|
- Удобно ли Вам сейчас провести встречу? |
Переключение с прошлого вида деятельности, понимание о готовности ученика и представления требуемых данных |
| - На каком шаге КС Вы находитесь, Какова цель данной встречи? | Взаимное понимание темы обсуждения |
| - Решением какой проблемой Вы занимаетесь в рамках данного проекта? | Данная проблематику мы должны будем увидеть на схеме текущего процесса и в индикаторах результата |
| - Какой процесс сталкивается с данной проблемой? Кто процесс-потребитель? | Процесс-потребитель как правило, должен будет отображаться на карте процесса |
| - Какие потребности процесса-потребителя мы хотим удовлетворить в рамках нашей проблемы? | Оцифрованные результаты удовлетворения текущих потребностей могут быть представлены в индикаторах результата и на блок-схеме под нанесенным потребителем |
| - Какое видение должно обеспечить удовлетворение выбранных потребностей? | В рамках данного видения должны быть представлены характеристики выполняемых операций. Например, если видение – 100%добавления ценности, то должна быть диаграмма ценность-потери, если 0ошибок – то текущий уровень ошибок, а так же описание работы процесса с точки зрения безошибочности. |
| - Какой вызов принят по проекту? | С точки зрения принятого вызова должны быть представлены характеристики выполняемых операций. В текущем состоянии должна быть описана текущая модель работы с учетом идеи, предлагаемой в вызове. Например, если вызов – это комплектация питчами в 15минут, то в описании текущего состояния важно показать принцип формирования накладных для сборки, вариацию времени комплектации разных заявок |
| Каким процессом будете заниматься? | Данный вопрос указывает на область локализации при внедрении принятого вызова: где мы будем это внедрять, на сколько широко, в рамках какого процесса. Этот процесс далее отображается на карте текущего состояния. |
Представленные вопросы по проекту направлены на установление контакта и использование этой информации в последующей беседе. Нет необходимости более детального их обсуждения, т.к. это должны быть сделано на предыдущих встречах, когда предметом обсуждения были выбор проблемы, потребителя, вызова и прочие важные пройденные этапы.
Первый вопрос по определению текущего состояния
После установления контакта на этапе планирования следует первый вопрос в структуре Ката Коучинга «Какое текущее состояние?».
Важно! На этапе планирования вопрос по текущему состоянию стоит перед вопросом по целевому, а на этапе реализации – после целевого.
В рамках вопроса по текущему состоянию проясняются два блока вопросов.
Описание результатов шага
Первый направлен на прояснение того, с чем к нам пришел ученик, что он сделал. При этом задаются вопросы, направленные на результаты его шага.
Важно! При данном взаимодействии коуч может увидеть кажущиеся несоответствия и сделать замечание, но нужно пересилить себя и дать возможность сначала высказаться ученику.
После общих вопросов, направленных на понимание результатов проведенной учеником работы в рамках последнего шага, у Коуча уже может накопиться ряд замечаний, т.е. в этот момент у него уже есть гипотезы по границе знаний ученика. Но задача коучинга – это не сказать ученику об ошибках, а подвести ученика, чтобы он сам увидел свои ошибки.
После блока вопросов по текущему состоянию, коуч понимает, что предлагает ученик. По некоторым моментам у коуча может не сходиться мнение с учеником, а некоторые представленные данные могут настораживать. Коуч видит, что получилось у ученика, но не знает, как он этого достиг, как он думал, когда пришел к данному результату, почему он сделал именно так, чему новому он научился.
Описание того, как достигался результат
Для определения того, что стоит за парадигмой ученика необходимо задать второй блок вопросов по текущему состоянию, признанный ответить на вопрос КАК? Как ученик думал и мыслил, что пришел к текущим результатам. Данный блок вопросов состоит из следующей структуры, в привязке к целям данных вопросов:
| Вопросы по последнему предпринятому шагу | Цель данного вопроса |
|---|---|
| - Согласно Вашего плана, какой был последний предпринятый шаг? | Конкретизация последнего запланированного шага |
| - Чего Вы ожидали от этого шага? Какой была гипотеза? | Фиксация парадигмы ученика до реализации шага |
| - Что случилось на самом деле? | Фиксация парадигмы ученика после реализации шага. Фиксация выявленных проблем и препятствий |
| - Чему Вы научились в результате этого шага? | Зафиксировать знания, полученные учеником, позволяющие более быстро двигаться по текущему проекту или повысить свою эффективность в будущем |
Эта структура позволяет понять, как думал и как действовал ученик, какие новые знания он добыл в рамках последнего сделанного шага.
После этого часть вопросов, которые были у коуча могут быть уже прояснены учеником. Моменты, которые остались без прояснения - проясняются. Через вопросы коуч пытается понять, как думал и что делал ученик, для получения показываемых данных. Коуч должен понять, что двигало учеником, почему он дал именно эти данные. Это прояснение позволяет коучу понять причину данных и либо принять данные, либо обнаружить несоответствие с тем, как это должно быть.
По окончании этапа задавания вопросов по текущему состоянию, коучем должны быть определены не состыковки (границы знаний). По выбранном примере несостыковки, выявленные коучем выделены на рисунке красным цветом и сведены в таблицу.
| № | Причина «нестыковки» |
|---|---|
| 1 | Непонятный этап «Приезд фуры», находящийся над этапом выгрузки товара, относящийся к блоку доставка товара, указанного ранее, данное обозначение не предусмотрено правилами формирования карт. Непонятна смысловая нагрузка данного обозначения |
| 2 | Материальные потоки проходят через этап процесса, не связанного с обработкой материалов |
| 3 | В условном обозначении вида потери или проблемы указано число. Вероятно, это оцифрованное значение потерь, но непонятно каких. Цифровые значения потерь должны указываться на диаграмме «Ценность-Потери» под осью времени |
| 4 | Значения диаграммы «Ценность-Потери» не бьются с данными на числовой оси. Диаграмма учитывает ценность-потери только операции без межоперационного интервала. |
| 5 | Процесс-потребитель на карте указана «Комплектация», хотя до этого ученик говорил, что потребителем является процесс выписки товара |
| 6 | Отсутствует информационный поток до потребителя, призванный запустить его действие |
Об этих не состыковках пока знает только коуч. Если вывалить их сейчас на ученика, то ученик может просто не понять, чего от него хотят. Поэтому по каждой нестыковке отдельно коуч должен проработать по оставшимся вопросам Ката Коучинга.
Второй вопрос по целевому состоянию
Для этого, коуч выбирает первое несоответствие и формулирует вопросы, направленные в рамах структуры Ката Коучинга на прояснение целевого состояния. Эти вопросы должны отвечать на вопрос: «Что заставляет думать меня данным образом по этому моменту?» Эти вопросы необходимо формулировать, опираясь на надежные источники. Блок вопросов по целевому состоянию на этапе планирования позволяет выявить методологические бреши в знаниях ученика.
Примеры возможных вопросов блока по нашему примеру сведены в таблицу
| № | Причина «нестыковки» | Примеры вопросов по блоку определения целевого состояния |
|---|---|---|
| 1 | Непонятный этап «Приезд фуры», находящийся над этапом выгрузки товара, относящийся к блоку доставка товара | Какие элементы построения используются в карте процесса? Как на карте отображается процесс-поставщик? |
| 2 | Материальные потоки проходят через этап процесса, не связанного с обработкой материалов | Что показывают материальные потоки? О чем говорит прохождение материального потока через операцию? |
| 3 | В условном обозначении вида потери или проблемы указано число. Вероятно, это оцифрованное значение потерь, но непонятно каких. Цифровые значения потерь должны указываться на диаграмме «Ценность-Потери» под осью времени | Что согласно методических рекомендаций указывается в фигуре «взрыв»? |
| 4 | Значения диаграммы «Ценность-Потери» не бьются с данными на числовой оси. Диаграмма учитывает ценность-потери только операции без межоперационного интервала. | Как значения в диаграмме «Ценность-потери» должны соотноситься с осью времени? Что указывается помимо среднего времени на оси времени? |
| 5 | Процесс-потребитель на карте указана «Комплектация», хотя до этого ученик говорил, что потребителем является процесс выписки товара | Какой процесс, согласно ранее сказанных Вами слов, является потребителем? Как отображается процесс-потребитель на карте процесса? |
| 6 | Отсутствует информационный поток до потребителя, призванный запустить его действие | Какие виды связей используются при картировании? Какими связями (потоками) операции процесса могут быть связаны с потребителями и поставщиками? |
После данного блока вопросов возможно выявить пробел в знаниях ученика или утвердиться, что у ученика есть методологическое понимание вопроса. Этот блок нацелен на выравнивание парадигмы ученика и коуча по выявленному несоответствию.
Выявление границы знаний и применение последующих вопросов
Если коуч выявляет пробел в знаниях, то это является границей знаний ученика и следует задать вопросы третьего блока Ката Коучинга: «Какие препятствия мешают достичь целевого состояния?» Здесь ответ очевиден и заключается в том, что ученик не владеет требуемым уровнем знаний. Далее задаем четвертый блок вопросов Ката Коучинга: «Какой будет ваш следующий шаг для преодоления препятствия?» В рамках данного блока вопросов определяется что будет делать ученик, когда, с чьей помощью, что будет использовать. В рамках данного шага коуч вопросами направляет ученика, обеспечивая выполнение запланированного шага с наименьшим временем и затратами. После полного понимания того, что необходимо выполнить в рамках последнего шага, коуч задает последний пятый вопрос Ката Коучинга: «Когда мы сможем прийти и увидеть чему вы научились?»
Если выявленный коучем пробел в знаниях ученика небольшой и коуч компетентен в данном вопросе, то он может включить роль учителя и передать ученику недостающие знания. Этим самым, коуч проясняет ученику целевое состояние в разрезе выбранного несоответствия (границы знаний) После понимания того, что ученик усвоил и принял эти знания (то есть, граница знаний ученика расширилась с учетом полученной информации) можно двигаться дальше. Коуч задает третий блок вопросов Ката Коучинга «Какие препятствия мешают достичь целевого состояния?». В рамках данного блока вопросов коуч просит ученика сопоставить увиденное несоответствие с тем, как это должно быть (с проясненным ранее целевым состоянием). Важно, чтобы сам ученик увидел ошибку и понял, в чем она заключается. Это поможет избежать подобных ошибок в будущем. После того, как он заметил несоответствие, задаем четвертый блок вопросов Ката Коучинга «Какой будет ваш следующий шаг для преодоления препятствия?» В рамках задаваемых вопросов убеждаемся, что планируемые действия действительно ликвидируют выявленное несоответствие лучшим образом. После этого, задаем последний пятый вопрос Ката Коучинга: «Когда мы сможем прийти и увидеть чему вы научились?». В рамках данного вопроса понимаем, когда ученик сможет представить результаты запланированного шага для обсуждения.
Важно! Структура блока вопросов по следующему шагу аналогична первым двум вопросам по сделанному шагу, рассмотренных ранее. В рамках данного блока вопросов важно зафиксировать не только то, что планирует сделать ученик, но и то, что он планирует получить при реализации шага (ожидания). Это необходимо для фиксации текущей парадигмы ученика.
Аналогичным образом последовательно обсуждаются остальные выявленные границы знаний с учетом доступного времени, выделенного на встречу. По итогам встречи коуч должен выявить одну или несколько границ знаний ученика и запланировать шаги по их устранению.
Важно! При фиксации шага ученик должен понимать важность назначенного шага и то, как ему этот шаг необходимо будет реализовывать.
Выводы
Применение модели Ката Коучинга на этапе планирования позволяет коучу выявлять зоны развития ученика по владению методикой и инструментами, необходимыми для качественного проведения этапа планирования при реализации проекта. Так же модель Ката Коучинга вырабатывает у ученика требуемую повторяющуюся модель мышления, направленную на изменение принятия решения от инстинктивного к обдумывающему.
Вклад участника
Обратная связь Автору
