Методы отображения процессов в BPM - 7 шагов в проекте

Материал из ВикиПро: Отраслевая энциклопедия. Окна, двери, мебеля
Перейти к: навигация, поиск
Мне нравится
0
Пример отображения схемы процесса в BPM

Чтобы понять, что такое отображение (картирование) процесса в BPM и какие методы используются при отображении процесса, мы должны в первую очередь дать определение процесса.

Процесс - это последовательность задач или действий, которые при выполнении превращают входные данные в результат с добавленной стоимостью. Выполнение бизнес-процесса требует материальных и человеческих ресурсов, которые поступают от внутренних или внешних поставщиков, которые обслуживают процесс. Результатом являются продукты или услуги, отвечающие потребностям клиентов.

Методы отображения процессов BPM имеют целью определить способ обработки и изменения полученных входных данных, чтобы выполнить этот процесс с максимальной эффективностью (эффективность + результативность).

Чтобы применять методы отображения процессов в BPM необходимо проанализировать все детали процесса. Только после этого возможно составить карту и диаграмму, чтобы показать рабочий процесс и взаимосвязи между различными областями и процессами.

Методы, используемые при отображении процессов в BPM, упрощают и делают возможным создание систем измерений и показателей эффективности. Почему? Потому что они позволяют в режиме реального времени оценивать выполнение задач, измерять результаты, затраты, производство, производительность, риски и многое другое, делая управление процессом более простым, прозрачным и полным.

Посредством использования этих методов отображения можно рассчитать общую стоимость процесса; время выполнения; ответственных людей; выделенный персонал; время, затраченное на каждый ресурс; и внедрение улучшений или оптимизаций. Применение таких передовых практик и методов позволяет быть уверенным в достижении реальных улучшений в компании и окупаемости вложений.

Этапы отображения и улучшения процессов в BPM

Этап 1: Формирование команд сотрудников, для выполнения ежедневных (рутинных) операций

Участники данного этапа – это те люди, которые будут учувствовать и обслуживать процесс ежедневно. В формирования таких команд должны участвовать представители процесса-поставщика и процесса-потребителя.

Этап 2: Определение процессов

Получите исчерпывающие знания о компании, собрав следующую информацию:

  • Организационная структура, должности в каждом подразделении и ведущие менеджеры;
  • Стратегии роста в каждом секторе;
  • Центральные бизнес-процессы;
  • Точные ключевые показатели эффективности;
  • Информационные системы и ПО, используемые организацией;
  • Стратегическая приоритизация выполнения задач.

Этап 3: Схема текущих процессов

Соберите данные о правилах, управляющих процессами; выполненных задачах; времени, затрачиваемом на действия; людях, участвующих в каждом действии, которые являются поставщиками и последующими внутренними потребителями и каковы их взаимодействия.

Этап 4: Анализ текущих процессов и предложение улучшений

Проведите критический анализ процессов, чтобы выявить проблемы, препятствия и возможности улучшения процессов.

Некоторые источники проблем и возможностей:

Методы работы;

  • Оборудование и инструменты;
  • Сырье;
  • Физическая среда;
  • Перемещения.
Некоторые практические методы по работе на данном этапе:

Этап 5: Отображение будущих процессов

Это один из наиболее важных методов картирования процессов. Разработайте альтернативные решения проблем, возникающих в процессах. Необходимо оценивать каждый вариант решений с точки зрения его влияния на:

  • Затраты и выгоды;
  • Сроки реализации;
  • Альтернативное улучшение процесса;
  • Схему новой версии процесса.

Этап 6: Расстановка приоритетов и автоматизация

Определите основные процессы для внедрения и автоматизации. Определите стратегию автоматизации:

  • Выделите процессы, которые планируется автоматизировать в ERP-системе (системе учёта)?
  • Выделите процессы, которые должны использовать системы технической поддержки/управления?
  • Приобретите и внедрите необходимое программное и аппаратное обеспечение;
  • Назначьте средства контроля и сбора данных и ответственных людей;
  • Развивайте и обучайте людей;
  • Обеспечьте эффективность внедрения и технической поддержки.

Этап 7: Мониторинг, улучшение и расширение автоматизации

  • Организуйте периодические встречи, чтобы следить за показателями и предлагать улучшения.
  • Создайте рабочую группу по совершенствованию процессов;
  • Создавайте вспомогательные процессы для автоматизации регистрации и обработки изменений в основных процессах;
  • Держите под контролем всю работу над процессами и версии процессов;
  • Определяйте новые процессы для автоматизации и повторяйте предыдущий шаг.

Для достижения успеха в проекте по картированию процессов важно, чтобы и руководство компании, и команда были приверженцами внедрения методов процессного управления и понимали выгоды от таких изменений.

Обратная связь Автору