Методы отображения процессов в BPM - 7 шагов в проекте
Чтобы понять, что такое отображение (картирование) процесса в BPM и какие методы используются при отображении процесса, мы должны в первую очередь дать определение процесса.
Процесс - это последовательность задач или действий, которые при выполнении превращают входные данные в результат с добавленной стоимостью. Выполнение бизнес-процесса требует материальных и человеческих ресурсов, которые поступают от внутренних или внешних поставщиков, которые обслуживают процесс. Результатом являются продукты или услуги, отвечающие потребностям клиентов.
Методы отображения процессов BPM имеют целью определить способ обработки и изменения полученных входных данных, чтобы выполнить этот процесс с максимальной эффективностью (эффективность + результативность).
Чтобы применять методы отображения процессов в BPM необходимо проанализировать все детали процесса. Только после этого возможно составить карту и диаграмму, чтобы показать рабочий процесс и взаимосвязи между различными областями и процессами.
Методы, используемые при отображении процессов в BPM, упрощают и делают возможным создание систем измерений и показателей эффективности. Почему? Потому что они позволяют в режиме реального времени оценивать выполнение задач, измерять результаты, затраты, производство, производительность, риски и многое другое, делая управление процессом более простым, прозрачным и полным.
Посредством использования этих методов отображения можно рассчитать общую стоимость процесса; время выполнения; ответственных людей; выделенный персонал; время, затраченное на каждый ресурс; и внедрение улучшений или оптимизаций. Применение таких передовых практик и методов позволяет быть уверенным в достижении реальных улучшений в компании и окупаемости вложений.
Содержание
- 1 Этапы отображения и улучшения процессов в BPM
- 1.1 Этап 1: Формирование команд сотрудников, для выполнения ежедневных (рутинных) операций
- 1.2 Этап 2: Определение процессов
- 1.3 Этап 3: Схема текущих процессов
- 1.4 Этап 4: Анализ текущих процессов и предложение улучшений
- 1.5 Этап 5: Отображение будущих процессов
- 1.6 Этап 6: Расстановка приоритетов и автоматизация
- 1.7 Этап 7: Мониторинг, улучшение и расширение автоматизации
Этапы отображения и улучшения процессов в BPM
Этап 1: Формирование команд сотрудников, для выполнения ежедневных (рутинных) операций
Участники данного этапа – это те люди, которые будут учувствовать и обслуживать процесс ежедневно. В формирования таких команд должны участвовать представители процесса-поставщика и процесса-потребителя.
Этап 2: Определение процессов
Получите исчерпывающие знания о компании, собрав следующую информацию:
- Организационная структура, должности в каждом подразделении и ведущие менеджеры;
- Стратегии роста в каждом секторе;
- Центральные бизнес-процессы;
- Точные ключевые показатели эффективности;
- Информационные системы и ПО, используемые организацией;
- Стратегическая приоритизация выполнения задач.
Этап 3: Схема текущих процессов
Соберите данные о правилах, управляющих процессами; выполненных задачах; времени, затрачиваемом на действия; людях, участвующих в каждом действии, которые являются поставщиками и последующими внутренними потребителями и каковы их взаимодействия.
Этап 4: Анализ текущих процессов и предложение улучшений
Проведите критический анализ процессов, чтобы выявить проблемы, препятствия и возможности улучшения процессов.
Некоторые источники проблем и возможностей:
Методы работы;
- Оборудование и инструменты;
- Сырье;
- Физическая среда;
- Перемещения.
Некоторые практические методы по работе на данном этапе:
- Диаграмма Парето 80/20;
- Мозговой штурм;
- Диаграмма Исикавы или Диаграмма причин и следствий.
Этап 5: Отображение будущих процессов
Это один из наиболее важных методов картирования процессов. Разработайте альтернативные решения проблем, возникающих в процессах. Необходимо оценивать каждый вариант решений с точки зрения его влияния на:
- Затраты и выгоды;
- Сроки реализации;
- Альтернативное улучшение процесса;
- Схему новой версии процесса.
Этап 6: Расстановка приоритетов и автоматизация
Определите основные процессы для внедрения и автоматизации. Определите стратегию автоматизации:
- Выделите процессы, которые планируется автоматизировать в ERP-системе (системе учёта)?
- Выделите процессы, которые должны использовать системы технической поддержки/управления?
- Приобретите и внедрите необходимое программное и аппаратное обеспечение;
- Назначьте средства контроля и сбора данных и ответственных людей;
- Развивайте и обучайте людей;
- Обеспечьте эффективность внедрения и технической поддержки.
Этап 7: Мониторинг, улучшение и расширение автоматизации
- Организуйте периодические встречи, чтобы следить за показателями и предлагать улучшения.
- Создайте рабочую группу по совершенствованию процессов;
- Создавайте вспомогательные процессы для автоматизации регистрации и обработки изменений в основных процессах;
- Держите под контролем всю работу над процессами и версии процессов;
- Определяйте новые процессы для автоматизации и повторяйте предыдущий шаг.
Для достижения успеха в проекте по картированию процессов важно, чтобы и руководство компании, и команда были приверженцами внедрения методов процессного управления и понимали выгоды от таких изменений.