Шаг PDCA и мероприятие

Что отличает шаг в форме цикла PDCA в формулировке бережливого производства от штатной задачи или мероприятия в традиционной системе управления?

Для начала, попробуем понять, что есть мероприятие или задача?

Во многих источниках дается следующее определение:

Мероприятие — это совокупность действий, объединённых одной общественно значимой задачей.

Задача — это проблемная ситуация с явно заданной целью которую необходимо достичь; в более узком смысле задачей также называют саму эту цель, данную в рамках проблемной ситуации, то есть то, что требуется сделать.

В данном случае термин "задача" рассматривается в более узком смысле этого слова.

Что является общим у мероприятия и задачи исходя из данных выше определений?

Это направленность на действие. Мероприятие и задача призваны описать то, что необходимо сделать. Для большей четкости, результативности и возможности их достижения данные цели рекомендуется формулировать по SMART.

Например:

• к 12часам 06.11.2014 оплатить квитанцию за газ через интернет;
• купить 06.11.2014 в продуктовом магазине на против дома 1литр апельсинового сока;
• заправить автомобиль 08.11.2014 бензином АИ92 на заправке рядом с работой и т.д.

В административной системе зачастую эффективность работы оценивают через выполнение поставленных задач и мероприятий.

При этом чем жёстче мы сформулируем задачу, тем, возможно, сложнее её будет выполнить.

Но почему? Ведь мы максимально подробно описали то, что необходимо сделать?

Дело в том, что при планировании любого действия, мы точно не можем предсказать с какими препятствиями столкнемся и какие новые знания получим. Например пытаясь оплатить квитанцию за газ через интернет мы можем столкнуться с недоступностью сервиса банка по удаленной оплате. Тогда мы понимаем, что нужно ехать в ближайшее отделение банка, но к планируемому времени мы это сделать уже не успеем. Возможно, в ходе действий, мы поймём нецелесообразность данного мероприятия или необходимость его реализации другим способом. Например не тратить пока время на поездку в банк, а повторно попробовать оплатить удаленно через два дня. Что тогда? Можно ли сказать, что данное мероприятие выполнено? И как оценивать в условиях многовариантности успешность его выполнения?

Может по достижению цели?

Рассмотрим пример. У нас проблемная ситуация. Вытекает вода из закрытого крана. Мы наметили мероприятие — поменять прокладку в кране полагая что это решит проблему. Проведя мероприятие по замене прокладки мы обнаруживаем, что вода из крана по прежнему течёт, т.е. изначально мы неправильно установили причину проблемы. Успешно ли данное мероприятие, ведь цель достигнута — прокладку поменяли? Можно отчитаться и сказать что мероприятие выполнено, хотя проблема не устранена. Можно было поставить задачу иначе — как предотвратить вытекание воды из крана. В этом случае можно было бы выяснить истинную первопричину утечки и устранить её. Казалось бы задача решена, цель достигнута. Но возникают вопросы. Каким образом мы это сделали? Можно ли использовать данный опыт в будущем? Как долго это будет работать? Были ли обнаружены при ремонте факты, которые могут привести к повторному возникновению данной проблемы в самом ближайшем будущем? Смею предположить, что данные вопросы могут нас интересовать далеко не всегда, ведь цель мероприятия — конкретное поставленное действие, реализация которого в чистом виде не всегда может привести к желаемому результату и еще менее к желаемому протеканию процесса.

Что такое шаг в форме цикла PDCA? Какое его отличие от мероприятия или узкопоставленной задачи?

Шаг в формате цикла PDCA — способ приближения процесса к целевому состоянию когда первоначально проводится планирование того, что необходимо выполнить. Затем проводится реализация с целью проверки выдвинутой ранее гипотезы. Далее проводится оценка с целью понимания приближения к целевому состоянию, выясняются новые мешающие проблемы для достижения требуемого целевого состояния и новые знания, необходимые для обеспечения дальнейшего наилучшего выполнения данного процесса и обеспечения его воспроизводимости. Шагов может быть столько, сколько необходимо для того, чтобы прийти к требуемому протеканию процесса. При этом реализация шагов по большей части представляет исследовательский характер, целью которого является не реализация действия, а получение знаний, необходимых для достижения целевого состояния.

Может ли что-нибудь связывать шаг и мероприятие?

Можно рассматривать мероприятие как составляющую шага этапа "делай" цикла PDCA. Но для этого мероприятия должны иметь планируемый характер с пониманием того, что мы ожидаем от данного мероприятия, т.е. должна быть понятна выдвигаемая гипотеза, которая будет или опровергнута, или подтверждена фактическим экспериментом (действием). Получается, что в рамках подхода бережливого производства нельзя завязывать эффективность работы на выполнение локальных мероприятий, так как с точки зрения бережливого подхода мы должны получить на выходе не список реализованных мероприятий, а определенным образом работающий процесс.

Вклад участника

Кислицын Андрей