Инструменты планирования деятельности
Даже максимально четко распланированные дела требуют последовательного решения, для их упорядочения используются различные методы и инструменты.
Принцип Парето
Приоритетность и, соответственно, порядок выполнения задач легко определить, используя правило сформулированное экономистом Вильфредо Парето, которое также называют принцип 80% на 20%.
Основная идея данного правила заключается в том, что наибольшую составляющую результата приносит меньшая часть усилий по его достижению.
Если перенести данное правило на работу менеджера, то можно объяснить, почему поэтапное выполнение конкретных небольших задач, приносит больше пользы, чем попытки несвоевременно сделать весь объем.
Эффективность затраченного рабочего времени также зависима от этого правила: 20% рабочего времени, в течение которого вы концентрируетесь на работе, способствуют достижению 80% результата.
На основе вышесказанного можно сделать вывод, что в начале дня надо ставить те дела, которые хоть и немногочисленны, но имеют важное значение, и только потом нужно браться за задачи, объем которых велик, но значимость меньше.
Принцип Парето рекомендуется применять с методикой ABC либо методом Эйзенхауэра.
Методика ABC
Согласно данной методике все запланированные дела и задачи, требующие выполнения, можно разделить на три группы в зависимости от их значимости:
- Группа A – наиболее значимые и важные дела, составляющие около 15% всех задач, и приносящие 65% результатов.
- Группа B - значимые дела, которые составляют примерно 20% всех задач и приносят 20% результатов.
- Группа C – малозначимые задачи, представленные около 65% всех дел, и ведущие к достижению 15% результата.
Правила применения данной методики:
- Формирование списка всех грядущих задач;
- Структурирование и систематизация дел на основе их важности;
- Установление порядка задач, их нумерация;
- Группировка дел по категориям А, В и С;
Задачи группы А подлежат решению первыми руководящими лицами организации;
Задачи группы В можно делегировать;
Задачи группы С в виду небольшой важности необходимо оперативно перепоручить.
Принцип Эйзенхауэра
Данная методика была предложена американским генералом Д.Д. Эйзенхауэром. Она основывается на критериях важности и срочности и позволяет осуществлять оценку задач для оперативного принятия наиболее важных решений.
Все дела по методу Эйзенхауэра можно разделить на 4 группы:
- Срочные и важные;
- Важные, но не срочные;
- Срочные, но не важные;
- Не срочные и не важные.
| Срочные дела | Несрочные дела | |
|---|---|---|
| Важные дела | Задачи, решение которых первостепенно | Задачи, требующие обязательного решения в перспективе |
| Неважные дела | Задачи, которые по возможности нужно делегировать, так как они никак не сказываются на личной эффективности | Этими делами можно заняться после выполнения задач из первых трех групп |
Также не стоит забывать про широко известную технику SMART, которая признана наиболее эффективной при постановке целей.
Важным пунктом в планировании является постоянный контроль за расходованием временных ресурсов и рациональностью таких трат. Системный подход к планированию дает возможность выявления скрытых резервов и совершенствования своей работы.
Вклад участника
Обратная связь Автору
